Artykuły_2018

LIPIEC

Raporty i analizy finansowe

Na samym początku, gdy przedsiębiorstwa zaczynały korzystać z programów komputerowych, poszukiwały takich, które je wesprą w fakturowaniu, rozliczaniu z urzędem skarbowym czy w naliczaniu płac.

Większe przedsiębiorstwa, niemalże od razu, nie tylko oczekiwały od systemów informatycznych możliwości wprowadzania danych, ale również korzystania z różnego rodzaju raportowania (analizy danych). Duże przedsiębiorstwa, będąc bardziej bogate, mogły od razu korzystać z wszelkich dobrodziejstw komputeryzacji. Nie od dziś wiadomo, że bieżąca analiza tego, co się dzieje w przedsiębiorstwie w oparciu o dobrze zaprojektowane raporty, jest nieocenionym wsparciem w podejmowaniu decyzji zarządczych.

Natomiast, mniejsze przedsiębiorstwa zazwyczaj nie dysponują odpowiednimi środkami finansowymi czy kompetencyjnymi, aby u siebie wdrażać narzędzia do analizowania danych i swoje decyzje opierają na intuicji i doświadczeniu.

Jednak, za sprawą postępującej informatyzacji, otwiera się coraz więcej możlwości i to, co jeszcze niedawno było niedostępne dla wielu podmiotów, dziś staje się powszechnym standardem, który może być wykorzystany dla pożytku wszystkich.

Tym standardem jest Jednolity Plik Kontrolny #JPK. Obecnie, JPK, większości kojarzy się tylko i wyłącznie z podatkami. A to jest błąd. JPK, to wspaniałe źródło danych, za pomocą któego można projektować raporty, nawet bardzo zaawansowane.

Już od pewnego czasu próbuję tym tematem zainteresować i początkowo w ogóle nie widzę zaintereoswania. Wszystko się zmienia, gdy na zapotrzebowanie raportowe dostaraczam gotowy raport, właśnie oparty o strukturę JPK_KR. Wówczas ten konkretny przedsiębiorca dopiero otwiera szeroko oczy z niedowierzaniem, ale też z radością.

Kończy się era niedostępności narzędzi cotrollingowych czy narzędzi do analiz finansowych. Każdy przedsiębiorca ma to w ramamch standardu w swoich programach komputerowych do prowadzenia księgowości, wystawiania faktur, czy prowadzenia magazynu. Ograniczeniem są tylko umiejętności obsługi arkusza kalkulacyjnego.

Polecam książkę, w której przedsatwione jest wprowadzenie do raportowania ze struktury JPK_KR. Zachęcam do kontaktu.

 

 


CZERWIEC

Waluty w strukturze #JPK_KR

Już niedługo, bo od 1 lipca 2018 roku, żaden przedsiębiorca, który prowadzi swoje księgi podatkowe przy pomocy komputera (art. 193a OP), nie będzie mógł odmówić żądaniu urzędu skarbowego, o przekazanie jego danych biznesowych za pośrednictwem struktur JPK. Pewnie już wszyscy to wiedzą, ale dla przypomnienia podam, że struktur jest siedem, z czego łącznie może wystąpić pięć.

Dla księgowych, którzy prowadzą pełną księgowość, kluczową strukturą jest JPK_KR. Oczywiście pozostałe struktury JPK również są ważne (chociażby z powodu tego, że dane muszą być spójne), ale moim założeniem jest systematyczne wprowadzanie w zagadnienia JPK, rozpoczynając od JPK_KR oraz JPK_VAT.

Wspólną częścią wszystkich struktur jest ich budowa. Każdy JPK składa się z nagłówka, sekcji merytorycznej oraz sekcji kontrolnej. W nagłówku umieszczone są dane podatnika, a także dane, które identyfikują przekazane dane, takie jak kod formularza, cel złożenia, okres jakiego dotyczą dane, czy waluta w jakiej prezentowane są dane. I właśnie to waluta jest tematem niniejszego artykułu.

Struktura JPK_KR przekazuje dane z ksiąg rachunkowych, a księgi rachunkowe zgodnie z Ustawą o Rachunkowości, to:

  • Zestawienie obrotów i sald,
  • Dziennik,
  • Zapisy.

Zgodnie z ustawą, również dane w JPK_KR są raportowane głównie w walucie polskiej, lecz trzeba wiedzieć, że podatnik w tej strukturze, przekaże do organów skarbowych również kwoty w walutach, jeśli takie się pojawiły w księgach rachunkowych. Kwoty w walutach umieszczone są w jednym wierszu z kwotami w PLN po przeliczeniu przez kurs. Ale w JPK_KR, ani w żadnej innej strukturze nie ma pola, w którym podawany byłby kurs według którego zostało dokonane przeliczenie.

Taka prezentacja, jest możliwa tylko wówczas, gdy program z którego została wygenerowana struktura JPK_KR, posiada również możliwość automatycznego przeliczania wartości walutowych na wartości PLN, jednocześnie wiążąc te wartości ze sobą.

Rozmawiając z księgowymi na temat struktur JPK, ciągle podkreślam jak ważna jest to, aby księgowy znał zawartość struktur JPK. Księgowy musi wiedzieć, jakie dane przekazuje do fiskusa, aby mógł o nie we właściwy sposób zadbać. Jeśli chodzi o wartości walutowe, to tak jak wcześniej wspomniałam, nie ma żadnego pola w JPK, które podawałoby wg jakiego kursu dana wartość została przeliczona. W związku z tym, wydaje mi się, że warto podawać (np. w opisie operacji), chociaż nr tabeli z której pobrano kurs, lub inny dokument który był źródłem kursu dla przeliczenia wartości walutowej.

Im bardziej nasze dane pobrane z programów komputerowych do struktur JPK, będą transparentne, tym łatwiej będzie je zinterpretować podczas kontroli prowadzonej, czy to przez fiskusa czy innych audytorów.

 


Zawód księgowy

Wiele razy o tym już pisałam, że po ostatnich zmianach w prawie w zawodzie księgowego powinny pracować tylko kompetentne i dobrze przygotowane do tej pracy osoby. Bardzo, ale to bardzo często widzę, że księgowy w przedsiębiorstwie w ogóle nie jest doceniany. Moja praca polega na realizacji projektów w przedsiębiorstwach, które dotyczą przede wszystkim księgowości, ale także controllingu. Z racji tego doświadczenia miałam okazję poznać dziesiątki księgowych, poznać ich pracę, obowiązki, a także relacje z zarządem. Niestety muszę stwierdzić, że rzadko widziałam uznanie i szacunek dla pracy księgowego. Dużo częściej było to zmuszanie księgowych do pracy ponad ich możliwości i siły, nie zawsze za wynagrodzenie odpowiadające ich zaangażowaniu.

Faktem jest, że środowisko księgowych w pewnym sensie samo sobie zawiniło, ponieważ pracę księgowego często podejmowały osoby w ogóle nie przygotowane, z założeniem, że w trakcie pracy się dokształcą. Ja w swojej pracy spotykałam różnych księgowych: i bardzo zdolnych, świetnie wykształconych i dobrze przygotowanych, ale też takich, którzy sobie kompletnie nie radzili i oczekiwali zewsząd pomocy.

W ostatnim czasie wiele się zmieniło i z moich obserwacji wnioskuję, że wciąż spora grupa osób zupełnie nie zdaje sobie sprawy z tej zmiany. Główna zmiana jest taka, że praktycznie cała księgowość każdej firmy, już za chwilę będzie monitorowana. Może nie w czasie rzeczywistym, ale poprzez obowiązek raportowania na życzenie organów skarbowych, plików JPK. „Na życzenie”, oznacza w każdej chwili. Dane, jakie przedsiębiorstwo przekaże do urzędu będą kontrolowane przez komputery, a konkretnie odpowiednie algorytmy w specjalnie do kontroli przygotowanym programie. Wszystko co tylko trafi do systemów komputerowych przedsiębiorstwa, od 1 lipca 2018 roku może być skontrolowane poprzez różne perspektywy i kryteria analityczne. Oznacza to jedno, że dane jakie są ewidencjonowane w programach firm, muszą być kontrolowane pod kątem ich poprawności i zgodności z przepisami zanim zostaną zaewidencjonowane.

Nie ma teraz miejsca i czasu na naukę księgowości podczas pracy w księgowości, chyba że pod okiem innego księgowego – specjalisty. Każdy błąd, każda nieprawidłowość może drogo kosztować. Ponadto, dane jakie fiskus może zażądać od księgowego (JPK_KR – księgi rachunkowe), muszą być spójne z danymi, jakie kolekcjonują w dziale sprzedaży (JPK_FA – faktury sprzedaży) oraz z danymi, jakie posiada magazyn (JPK_MAG – magazyn). Dodatkowo, księgowy musi zadbać o to, aby jego dane z ksiąg rachunkowych uzgadniały się z danymi, jakie już wysyła od jakiegoś czasu w postaci plików JPK_VAT.

Jak widać, aby zapanować nad wszystkim potrzebna jest nie tylko wiedza, kompetencje, ale również dobra organizacja pracy, dobra wymiana danych pomiędzy działami, współpraca, a także spójne oprogramowanie w przedsiębiorstwie. Zarządy przedsiębiorstw powinny we własnym interesie pochylić się nad tym tematem. A temat elektronicznej wymiany danych z fiskusem w postaci plików w formacie XML (JPK), pobieranych bezpośrednio z programów komputerowych, jest naprawdę dużym wyzwaniem.

To, jak bardzo temat jest ignorowany widzę na co dzień. Czy naprawdę musimy się sparzyć, aby się czegoś nauczyć? Mało jest dziś zawodów, których poprawność wykonywania jest tak kontrolowana jak zawód księgowego. Warto wziąć to sobie do serca.

Podsumowując: dzisiaj każde przedsiębiorstwo, które zgodnie z art.193a ordynacji podatkowej, ma obowiązek raportowania do organów skarbowych za pośrednictwem plików JPK, powinno:

  • posiadać oprogramowanie posiadające funkcjonalność generowania struktur JPK,
  • oprogramowanie powinno być ze sobą spójne, wymieniające dane,
  • przygotować procedury kontrolowania danych, które zapobiegną ewidencji niepoprawnych i niezgodnych z przepisami danych,
  • posiadać kompetentnych pracowników.

Doskonale sobie zdaję sprawę z tego, że życie toczy się czasami zupełnie innymi torami niż byśmy sobie tego życzyli, ale pamiętajmy że zawsze można wybrać. Może nie dziś, ale już niedługo kompetentny księgowy będzie poszukiwany i dobrze wynagradzany, bo tylko taki zapewni przedsiębiorstwu komfort spokojnej realizacji jego celów biznesowych.


JPK_FA i inne struktury od 1 lipca 2018

 

Gdy zobaczyłam wczoraj wątek na temat obowiązku posiadania możliwości wygenerowania struktury JPK_FA po 1 lipca 2018 roku, to ręce mi opadły do ziemi. I jak to mówi pierwsza zasada prawidłowo prowadzonej dyskusji, że argumenty muszą być merytoryczne, a nie ad personam, więc nie będę się skupiała na wypowiedziach osób, które powinny jednak być w temacie specjalistami, a przedstawię właśnie zagadnienie od strony merytorycznej.

To prawda, że polskie przepisy są skomplikowane, to prawna że ciężko się je czyta i trudno interpretuje. To wszystko prawda, ale akurat art. 193a Ordynacji Podatkowej jest naprawdę prosty i logiczny. Nie ma tutaj odwołań do innych przepisów, nie ma jakichś zawiłości, są 3 punkty, które pozwolę sobie przytoczyć i poniżej pomóc zinterpretować:

Art. 193a. Ordynacja podatkowej:

  • 1.

W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

  • 2.

Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

  • 3.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, sposób przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych, części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których księgi, części tych ksiąg oraz dowody księgowe mogą być zapisane i przekazywane, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach oraz potrzebę ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

Paragraf pierwszy wskazuje, że podatnik który prowadzi swoje księgi podatkowe przy pomocy komputera, jest zobowiązany do przekazywania swoich ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej. Paragraf drugi z kolei wskazuje na formę tego elektronicznego przekazu, jakim jest Jednolity Plik Kontrolny w postaci siedmiu struktur (tak to przedstawia przywołana dokumentacja). Oczywiście nie wszystkie siedem struktur obowiązuje podatnika, tylko te które go dotyczą. Jak nie ma magazynu, to struktura JPK_MAG go nie dotyczy. Ale zwracam uwagę, że w paragrafie drugim jest powtórzone, że podatnik będzie przekazywał swoje księgi podatkowe oraz dowody księgowe. Właśnie z tego powodu opadły mi ręce gdy czytałam wypowiedzi niektórych księgowych. No bo jak można twierdzić, że podatnik pomimo, że księgi ma prowadzone przez biuro w komputerze, to nie musi być gotowym na przekazanie struktury JPK_FA, bo faktury wystawia ręcznie? Mało tego, padają też twierdzenia, że żaden przepis nie nakazuje wystawiania faktur elektronicznie.. A czymże są te faktury, jak nie dowodami księgowymi? I o czym mówi art. 193a OP?

Ten artykuł obowiązuje od przeszło dwóch lat i naprawdę był czas, aby go dobrze przeanalizować. Dzisiaj wszyscy rozsądni podatnicy już spokojnie czekają na wybicie godziny zero. Na początku wprowadzenia obowiązku JPK było wiele wątpliwości, pytań i to było zrozumiałe, ale dziś każdy już powinien doskonale wiedzieć jak zinterpretować art. 193a OP.

Podczas moich szkoleń, jakie prowadzę zawsze proszę, aby każdy wyobraził sobie, że jest 2025 rok… czerwiec… mamy wykupiony urlop, spakowane walizki… przychodzimy do pracy w piątek, ostatni dzień przed urlopem, a tutaj w skrzynce mailowej informacja, że mamy do końca dnia (wersja pesymistyczna), do poniedziałku rano (wersja optymistyczna) przesłać do US: JPK_KR, JPK_FA, JPK_WB i ewentualnie JPK_MAG, za ostatnie trzy lata. No nie chcę być w skórze tych, którzy założyli sobie, że nie muszą generować struktury JPK_FA, bo faktury wystawiają ręcznie. Nie chciałabym być w skórze biura rachunkowego, które powiedziało swojemu klientowi, że nie musi wystawiać faktur elektronicznie, skoro wystawia je ręcznie, nie chciałabym być w skórze tego podatnika, który na bieżąco nie weryfikował i nie sprawdzał swoich ksiąg i nie ma na bieżąco zamykanych okresów obrachunkowych.

Na koniec warto wiedzieć, że strukturę JPK_WB przygotowuje bank i tutaj nawet trudno mówić o warunku z pierwszego paragrafu art., 193a, bo ta struktura będzie dostępna i możliwa do przekazania do US nawet przez takie podmioty, które swoje księgi podatkowe prowadzą ręcznie.


JPK_KR – elektroniczne księgi rachunkowe

Wielkimi krokami zbliża się 1 lipca 2018 roku, a wraz z tą datą zbliża się moment, gdy od podatnika mogą być zażądane przez fiskusa kolejne struktury JPK. Do tej pory tylko podatnicy VAT raportowali swoje transakcje zakupu i sprzedaży poprzez strukturę JPK_VAT w cyklu miesięcznym. Ale warto wiedzieć, że ta struktura jest najmniejszą i najprostszą do sprawdzenia. Jej cykliczność i obowiązkowość ma również aspekt pozytywny, ponieważ sprawia że podatnik na bieżąco weryfikuje dane związane z podatkiem VAT i jeśli prowadzi uczciwą działalność, to z każdym miesiącem coraz mniej może się obawiać o jakieś nieprzyjemne zdarzenia związane z rozliczeniami tego podatku. Dochodzą rozwiązania typu split payment, Maetodyka należytej staranności, czy system STIR, które powinny także wspomóc podatnika w opanowaniu tematu rozliczeń podatku VAT.

Jednak kolejne struktury JPK to jest prawdziwe wyzwanie dla księgowych i osób zaangażowanych w ewidencję danych w systemach informatycznych przedsiębiorstwa. Wydawać by się mogło, że skoro zainicjowanie tematu JPK odbyło się 2 lata temu, to dziś każdy już wie o co w tym chodzi i ze spokojem podchodzi do zagadnienia, będąc przygotowanym do sprostania wymogowi raportowania za pośrednictwem plików JPK. Ale rzeczywistość jest okrutna i wcale nie odpowiada oczekiwaniom. Podatnicy zasypani przez Ustawodawcę licznymi obowiązkami, potocznie mówiąc nie wiedzą „w co ręce włożyć” i uruchamiają kolejne swoje ustawowe obowiązki na zasadzie „gaszenia pożarów”, bez planu działania, bez systematycznego wchodzenia w temat, czy w sposób profesjonalnego zarządzania zmianą.

Rozumiem to, bo na co dzień pracuję z przedsiębiorcami i znam ich specyfikę działania. Przeważająca większość z nich, chce po prostu robić swoje i nie zawracać sobie głowy sprawami, których najzwyczajniej w świecie najczęściej nie rozumie.

Oto typowa sytuacja w firmie średniej wielkości, która ma swój dział księgowości (7 osób zatrudnionych), dział controllingu (3 osoby zatrudnione) oraz inne działy bezpośrednio związane z działalnością, takie jak: dział handlowy, magazyn, marketing. Rozmawiam z główną księgową, próbując uzmysłowić jej, jakie procedury powinna wdrożyć od 1 lipca, aby na bieżąco kontrolować dane w systemach informatycznych i uzgadniać je z zawartością struktur JPK. Uczulam na to, że struktura na żądanie oznacza, że fiskus może o nią poprosić w każdej chwili, że może poprosić o dane z kilku lat, że w momencie gdy poprosi o strukturę już nic w niej nie poprawimy, ponieważ fiskus będzie chciał porównać to, co ma u siebie w  swojej bazie w obszarze rozliczeń podatkowych, ze źródłami tych danych u podatnika. Bez bieżących prac sprawdzających dane, nie uda się podatnikowi opanować tematu. I co widzę? panikę w oczach księgowej. Nagle do niej dociera z czym za moment będzie musiała się zmierzyć.

Moje obserwacje budzą duży niepokój, ponieważ spotkałam do tej pory tylko jedną księgową, która mi powiedziała, że temat ma opanowany i już zaczęła wdrażać procedury kontrolne danych w strukturze JPK_KR. Udało mi się też wesprzeć utworzenie takich procedur  w kilku działach księgowości, ale to tylko kropla w morzu. Przychodzą kolejne dni, odwiedzam kolejne działy księgowości i znów widzę to przerażenie w oczach, gdy zaczynam opowiadać o tym, z czym za chwilę będą się musiały zmierzyć działy księgowe.

Dochodzi jeszcze do tego temat kompletnie nieuświadomionych prezesów firm, którzy zupełnie nic nie wiedzą o tym, że w ich firmie od 1 lipca będzie oko wielkiego brata fiskusa. Tajemnicą poliszynela jest to, że firmy żonglują kosztami i nie rozliczają zbyt rzetelnie swoich zaliczek na podatek dochodowy. Właśnie to żonglowanie kosztami jest domeną prezesów i zarządów firm, bo księgowe o wiele bardziej wolałyby wszystko robić na bieżąco i prawidłowo. Więc jak prezesowi teraz powiedzieć, że koniec z takimi praktykami?

Aby temat troszkę uspokoić, chciałabym powiedzieć też o tym, że struktura JPK_KR to również wspaniałe narzędzie, jakiego do tej pory nie miały działy księgowości, borykając się często z danymi historycznymi, gdy były one w innym programie, czy w formie papierowej, lub gdy miały być one przekazane do audytu. Możliwość zapisania ksiąg rachunkowych w ustandaryzowanej formie elektronicznej to prawdziwy skarb, o którym piszę w mojej najnowszej książce JPK_KR z Excelem, która będzie dostępna już pod koniec czerwca.

Zachęcam księgowe i nie tylko księgowe, do pochylenia się nad tematem. Służę swoją wiedzą i doświadczeniem każdemu, kto tego będzie potrzebował.

 

 


MAJ

Należyta staranność – temat ważny i rozwojowy.

Od samego początku uszczelniania systemu podatkowego, przed przesiębiorcami stawiane są coraz to nowe obowiązki. Trzeba od razu jasno stwierdzić, że obowiązki te są niemałymi wyzwaniami, wyzwaniami które pociągają za sobą nie tylko ponoszenie kosztów, czy konieczność podnoszenia kompetencji, ale też być może przeorganizowania przedsiębiorstw, czy gruntowną zmianę podejścia do rozliczeń podatkowych z urzędami.

Można założyć, że duże przedsiębiorstwa poradzą sobie z wprowadzeniem ich organizacji w zupełnie nową rzeczywistość, jednak dla podmiotów sektora MŚP czy mikro, może to być naprawdę trudne do zrealizowania.

Przede wszytkim, trzeba wyjaśnić na czym polega ta nowa rzeczywistość dla przedsiębiorstw. Można to wyrazić krótko stwierdzeniem, iż kończy się era ręcznego przygotowywania sprawozdań, deklaracji i raportów do urzędów. Innymi słowy, podatnik nie będzie już mógł w dowolny sposób przygotowywać swoje dane związane z rozliczaniem podatków, a będzie to za niego wykonywał odpowiedni algorytm w systemie informatycznym. Algorytm ten, ma za zadanie pobierać dane z systemu informatycznego i zapisywać je w ustandaryzowanych plikach, które następnie mają być przekazywane do organów skarbowych. Pliki te, to znane już od lipca 2016 roku struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego. Nie jest możliwe ręczne modyfikowanie tych danych. Jeśli podatnik zauważy jakiś błąd w danych zapisanych w JPK, musi go poprawić w swoim systemie informatycznym i ponownie wygenerować plik JPK, który zostanie zasilony poprawionymi danymi. Ministerstwo Finansów już zapowiada zlikwidowanie deklaracji VAT-7 i zbieranie danych o podatku VAT tylko za pomocą struktury JPK_VAT.

Te nowe wymagania Ministerstwa Finansów wobec przedsiębiorców, przede wszystkim spowodują to, że w krótkim czasie bedą oni musieli zinformatyzować swoje firmy.

Kolejną konsekwencją tej nowej rzeczywistości, jest zupełnie inna forma kontroli skarbowej. Dotychczasowe kontrole, czynności sprawdzające i inne audyty podatkowe, zamieniają się de facto w monitoring, czyli ciągły nadzór i bieżącą weryfikację poprawności rozliczeń podatkowych.

Oczywistym stało się, że obecnie dla uczciwych podatników najważniejszą kwestią będzie dbałość o dane, jakie są wprowadzane do ich systemów informatycznych. I tutaj pojawia się należyta staranność, która na razie objeła tylko podatek VAT, ale zaraz zacznie obowiązywać także wobec podatku dochodowego.

Niestety, rozmowy z przedsiębiorcami i innymi osobami zaangażowanymi w tym temacie, uzmysławiają, że mało kto zdaje sobie sprawę z tego, czym tak naprawdę jest należyta staranność i o co w niej chodzi.

Punktem wyjścia do tego zagadneinia, na pewno może być opublikowana 25 kwietnia 2018 roku przez Ministerstwo Finansów, Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych, zwana Metodyką. Już sam tytuł sugeruje pewne  ograniczenia tego opracowania, ponieważ wskazuje na to, że można w nim znaleźć tylko zagadnienia dotyczące transakcji krajowych i nabycia towarów. Gdzie usługi? Gdzie nabycia wewnątrzwspólnotowe, import? Uczestnicy konsultacji podatkowych, w wyniku których powstała wspomniania Metodyka postulowali, aby lista przesłanek należytej staranności obejmowała nie tylko zakup krajowy. Ponadto postulowano, by lista objęła także sprzedaż, dostawy wewnątrzunijne oraz eksport. Analiza opinii uczesnitków dyskusji oraz materiałów Ministerstwa Finansów dołączonych do tej dyskusji, pozwala na wyłonienie blisko 200 czynności, jakie zostały uznane przez podmioty zaangażanowane w konsultacje podaktowe, jako warte włączenia do czynności związanych z należytą starannością.

Jeśli dodać, że całe to przedsięwzięcie dotyczyło tylko podatku VAT, to naprawdę nie trudno sobie wyobrazić, jak wielkim zagadnieniem jest zaprojektowanie procedur kontrolnych dla wszystkich rozliczeń podatkowych tak, aby fiskus nie mógł zarzucić podatnikowi braku należytej staranności.

W przygotowanej Metodyce zostało zamieszczone nastepujące stwierdzenie: „niepodjęcie tych działań[1] także nie powoduje automatycznie utraty prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT. W przypadku kwestionowania rozliczeń w podatku VAT, podatnik może wykazywać, że dochował należytej staranności przy zawieraniu transakcji w dowolny inny sposób”. To oznacza, że organy skarbowe zdają sobie sprawę  tego, iż różnorodność rzeczywistości gospodarczej, może powodować konieczność innej, niż w Metodyce kontroli formalnej czy kontroli transakcji. Innymi słowy: podatnik powinien przygotować procedury kontroli danych takie, aby z jednej strony zmniejszyć ryzyko relacji z nieuczciwym kontrahentem do minimum, a z drugiej strony, by w wypadku nawiązania już takiej relacji mógł wykazać, że dołożył należytej staranności, aby zidentyfikować oszustwo podatkowe.

Na koniec, warto też zwrócić uwagę na to, że w całej Metodyce jest wyraźne wskazanie, iż kontrolę z należytą starannością należy wdrażać podczas zawierania transakcji. Oznacza to, że ta kontrola powinna się odbywać przed wystawieniem dokumentów takich jak: umowa, zamówienie, czy faktura. Konsekwencją tego, powinna być zmiana podejścia do czynności kontrolnych z należytą stararnnością. Do tej pory czynnościami tymi byli obarczeni księgowi, lecz z Metodyki wynika, że to jest niepoprawne podejście, które może się spotkać z zarzutem braku dołożenia należytej staranności. Obrazowo, można to przedsatwić za pomocą porówniania do kucharza, który sprawdza przepis na potrawę, już po wrzuceniu wszystkiego do garnka.

Podsumowując, trzeba stwierdzić, że ta nowa rzeczywistość, która za pośrednictwem Jednolitego Pliku Kontrolnego sprawiła, że podatnicy teraz muszą dochować należytej staranności, by w żadnym razie nie dopuścić do tego, aby w ich systemach informatycznych znalazły się niepoprawne dane, jest naprawdę dużym wyzwaniem dla nich na najbliższy czas. Dobra wiadmość jest taka, że efektem tych wszystkich działań, powinny być uporządkowane procesy biznesowe w organizacji, poprawne i zgodne z przepisami dane w systemach informatycznych, zmniejszenie ryzyka nawiązania współpracy z nieuczciwymi kontrahentami oraz zdecydowane podniesnie kompetencji wszystkich osób zaangażowanych.

 

 

 

 

[1] Wskazanych w Metodyce


JPK i należyta staranność

Należyta staranność, o jakiej mówi Ministerstwo Finansów i w związku z którą stowrzyło Metodykę w zakresie oceny dochowanie należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych, dotyczy tylko struktury JPK_VAT, czyli wszystkiego, co jest związane z rozliczaniem podatku VAT. Metodyka, jaka została przedstawiona przez Wiceministra P. Gruzę, również nie jest tym na co czekali podatnicy. Niemniej jednak trzeba sobie jasno zdać sprawę z tego, że zarówno wdrożenie Jednolitego Pliku Kontrolnego, jak stosowanie należytej staranności, wprowadzi wiele nowych wyzwań w życiu przedsiębiorców.

Pierwsza kwestia jest taka, że Metodyka MF, nie jest procedurami do wykonania dla przedsiębiorców, aby mieli pewność, że nikt nie zarzuci im braku należytej staranności w rozliczeniach z fiskusem, a są to wytyczne dla urzędników skarbowych, co mają sprawdzać podczas kontroli. Oczywiście, jeśli podatnik wie z Metodyki, co urząd będzie sprawdzał, to i powinien wiedzieć, jak prowadzić swoją działaność, aby niczego mu nie zarzucono w kwestii rozliczeń podatku VAT.

Przeglądając Metodykę, łatwo również zauważyć, że wszystkie czynności, jakie tam są opisane, powinny być wykonane przed nawiązaniem relacji z kontrahentem. Obecnie wyglądało to tak (w większości przypadków), że przedsiębiorca robił swoje – tak jak wcześniej – dostarczając dokumenty swoich działań do księgowości i dopiero księgowość weryfikowała czy faktury są poprawne, czy kontrahenci je wystawiający są bez zarzutu i w przypadku spostrzeżenia nieprawidłowści, wycofywała faktury z rejstru VAT, nie odliczając podatku. Taka kontrola, wg Metodyki jest kontrolą formalną.

Pomijam już fakt, że kontrola przez księgowego jest zdecydowanie spóźniona, bo przedsiębiorca już raczej nie jest w stanie wycofać się z transakcji i ponosi realne starty w postaci braku możliwości odliczenia podatku VAT, ale jest inna ważna rzecz, którą trzeba tutaj podkreślić: Metodyka wskazuje również kontrolę wg kryteriów transakcyjnych, którą również trzeba wykonać, aby dotrzymać należytej staranności. Księgowy takiej kontroli zupełnie nie jest w stanie wykonać. To nie jego dziedzina. Wynika z tego jeden wniosek: albo przedsiębiorca będzie sam kontrolował zgodnie z należytą starannością swoje działania w biznesie, a do księgowości przekazywał dokumenty już po pełnej weryfikacji wszystkiego zgodnie z Metodyką, albo zatrudni specjalistę, eksperta, który będzie zajmował się kontrolą i sprawdzaniem transakcji i będzie to wykonywał z należytą starannością. Innej opcji raczej nie ma. Obowiązek kontroli transkacji, zanim do nich dojdzie, nie leży w kompetencji księgowych.

Druga ważna kwestia, to sprawa podejścia do działaności gospodarczej z należytą starannością w szerokim aspekcie. W efekcie wdrożenia JPK, wszelkie ewidencje, czy to księgowe, czy handlowe, czy magazynowe, staną przed organami skarbowymi otworem. Tutaj już na pewno kompetencje księgowych bardzo się przydadzą, ponieważ to oni w dużej mierze odpowiadają za to, jakie dane będą wprowadzone do systemów informatycznych. A dane, jakie tam się znajdą muszą być zgodne z przepisami, poprawne i transparentne. Nie ma możliwości generowania struktur JPK ręcznie, są one tylko i wyłącznie zasilane danymi z programów komputerowych.

Jak widać wiele zmian przed przedsiębiorcami. Myślę, że trzeba na to patrzeć pozytywnie, ponieważ należyta stranność, z jaką powinniśmy wykonywać wszystko co robimy, wcześniej czy później nam się odpłaci w postaci uporządkowania, większych kompetencji oraz poczucia bezpieczeństwa.

 


KWIECIEŃ

Czy Metodyka przygotowana przez Ministerstwo Finansów wspiera przedsiębiorców?

Na wstępie chcę zaznaczyć, że daleka jestem od krytykowania przedstawionej 25 kwietnia 2018 roku Metodyki w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych. Jednak trzeba jasno powiedzieć, że nie na to czekali przedsiębiorcy. Analizując opinie zgłoszone w konsultacjach podatkowych dotyczących należytej staranności, można dostrzec, że uczestnicy zwracali uwagę na to, iż to organy skarbowe mają niezbędne narzędzia, za pomocą których mogą weryfikować kontrahentów.

Niemalże 30% uczestników konsultacji postulowało o dostęp do kompleksowych i na bieżąco aktualizowanych baz danych, w których przedsiębiorca mógłby wyczerpująco sprawdzić kontrahenta, co powinno dać mu pewność, że dochował neleżytej starnności i może spokojnie odliczyć VAT od otrzymanej od niego faktury. Biorąc pod uwagę, że każdy uczicwy przedsiębiorca chce po prostu wykonywać dobrze swoją pracę, dodanie mu obowiązku bycia detektywem, nie jest najlepszym rozwiązaniem.

Warto również wskazać na to, że należyta staranność wg Metodyki, głównie skierowana jest na sytuacje, które powinny wzmożyć czujność przedsiębiorcy i przy niemożności rozwiania co do nich wątpliwości, powinny się one zakończyć nie nawiązaniem relacji kupieckiej. Co to oznacza? że ciężar weryfikacji i oceny sytuacji, zgodnie z Metodyką spada tylko na przedsiębiorcę. Do tej pory było tak, że przedsiębiorca realizował swoją działaność najlepiej jak potrafił, a sprawami podatkowymi zajmowała się księgowość, lub biuro rachunkowe.

Obecnie, przeniesienie obowiązku kontroli kontrahenta i transakcji dopiero na moment wprowadzania faktury do rejestru VAT, czyli de facto do księgowości (biura rachunkowego), jest wielce ryzykowne, ponieważ wówczas jest już za późno, by zapobiec skutkom nawiązania relacji z nieuczciwym kontrahentem.

Analizując opinie uczestników konsulatcji, bardzo spodobała mi się sugestia zatrudnienia w firmie osoby, która zajmowałaby się dogłębną analizą i weryfikacją (z należytą starannością), każdego kontrahneta i każdej transakcji. Jest to rozsądne rozwiązanie, ponieważ przedsiębiorca (firma), będzie mógł wówczas realizować swoją działalność, a do księgowości będą trafiały dokumenty, bedące wynikiem zaangażowania należytej staranności. Jest to szczególnie ważne, gdy firma nie ma swojej księgowości, a korzysta z usług biura rachunkowego.

Metodyka dzieli czynności należytej starannosci dla kontrahentów nowych i tych, z którymi przedsiębiroca już współpracuje. Powyższe uwagi dotyczą kontrahentów nowych, ale jeśli się uważnie przyjrzeć zapisom w Metodyce, to w obu przypadkach, czynności są bardzo podobne. Różnica polega głównie na tym, że dla kontrahentów z którymi podatnik już współpracuje, dochodzi w kryteriach formalnych „regularne” sprawdzanie kontrahentów. I znów rozczarowanie. Podczas konsultacji podatkowych w wielu opiniach (blisko 25%) padało pytanie o częstotliwość weryfikacji kontrahentów. Dla podatników jest to ważna informacja, jak często powinni swoich znanych kontrahentów weryfikować, aby nie zarzucono im, że nie dołożyli należytej staranności. Takiej informacji w dalszym ciągu nie ma. Szkoda.

Czekamy na obiecaną bazę rachunków bankowych przypisanych do kontrahentów. Na razie można korzystać z dostępnych baz danych TUTAJ, w których można weryfikować kontrahentów wg kryteriów formalnych Metodyki, ale nie tylko.

Ja z kolei mogę poinformować o tym, że pracuję nad publikacją, która z założenia ma być czymś na  kształt dobrych praktyk, kompendium wiedzy o należytej staranności, a przede wszystkim wsparciem dla przedsiębiorców w temacie należytej staranności. Mam wielką nadzieję, że pomoże ona w podniesieniu wiedzy i kompetencji dla dochowywania należytej staranności i unikaniu (bądź minimalizowaniu) ryzyka w ich działalności gospodarczej.

 

 


Rozliczenia budżetu na koniec roku, a należyta staranność

Każdy, kto pracuje w jednostce budżetowej wie, że ewidencja operacji gospodarczych zawsze odbywa się w kontekście budżetu przypisanego do danego paragrafu. Spotykałam się z tym wieloktrotnie podczas mojej pracy. Od zawsze miałam na ten temat swoje zdanie, uważając że taka metoda zarządzania finansami jest bardzo, ale to bardzo niegospodarna. Dlaczego? ponieważ księgowy po otrzymaniu kwoty budżetu na dany rok, musi ją rozpalnować na poszczególne paragrafy i konsekwentnie korzystać z tak podzielonych pieniędzy. W praktyce wygląda to tak, że jeśli nie ma już pieniędzy na paragrafie „szkolenia”, to nawet jeśli na innych paragrafach jest dużo pieniędzy, to nie można z nich skorzystać i szkolenia nie będzie, nawet jeśli mogłoby być bardzo przydatne, a potrzeba pojawiła się nieoczekiwanie. Są co prawda procedury, które pozwalają na przeniesienie pieniędzy z jednego paragrafu na drugi, ale są one kłopotliwe i księgowe ich nie lubią uruchamiać.

Każda księgowa też wie, co to jest dyscyplina budżetowa i jakie są kary za jej nieprzestrzeganie. Ale o niegospodarności decyduje inne zjawisko: gdy przychodzi koniec roku i na paragrafie zostają jakieś pieniądze, wówczas księgowa wydaje je, aby oczyścić paragraf, ponieważ gdy zwróci te pieniądze do urzędu, wówczas w następnym roku otrzyma mniejszy budżet. Praktyka znana i stosowana. Zawsze się dziwiłam temu, dlaczego księgowa, która zaoszczędziła pieniadze i nie wydała wszystkiego, nie może dostać na przykład nagrody za to, z prawem do otrzymania takich pieniędzy na kolejny rok, jakie zgłosi zapotrzebowanie. Wóczas możnaby mówić o racjonalnym gospodarowaniu, a tak lepiej nie myśleć, jak duże pieniądze wydawane są pod koniec roku tylko po to, aby je wydać.

Dlaczego o tym piszę? ponieważ w świetle nowych przepisów takie praktyki, jeśli zostaną wyłapane, mogą się skończyć ukaraniem księgowej z artykułów kodeksu karnego. Mowa tutaj o art. 270a kk. Przepisy, które teraz obowiązują takie praktyki mogą zakwalifikować jako wprowadzenie do ewidencji pustej, nieprawdziwej faktury. Innymi słowy, jeśli księgowa na koniec roku poprosi zaprzyjaźnionego kontrahenta o wystawienie faktury na określoną kwotę, aby wyczyścić sobie paragraf i taką fakturę otrzyma, wówczas, jeśli sprawa się wyda, ukarane mogą być obie strony, a faktura może być uznana za fakturę pustą.

Analizując materiały Ministerstwa Finansów, jakie zostały przygotowane do konsultacji podatkowych na temat listy przesłanek należytej staranności oraz nadesłane opinie przez uczestników dyskusji, można znaleźć pomiędzy innymi proponowamymi czynnościami kontrolnymi i taką, która mówi o sprawdzaniu czy to, co zostało zafakturowane, zostało faktycznie zrealizowane. Mowa tutaj o tym, że w ramach należytej staranności podatnik powinien zbierać dokumenty, które udowodnią, że towar faktycznie dotarł do magazynu, a usługa faktycznie została wykonana.

Patrząc szerzej na całą sprawę, można się cieszyć, że kolejne pieniądze, które byłyby wydane bez sensu zostaną w budżecie, ale znając życie wcale może tak nie być….

 

 

 


 

Należyta staranność – dobrodziejstwo czy przekleństwo?

Początkowo zagadnieniem zajęłam się z powodów czysto zawodowych. Pojawił się taki temat, więc należało go zgłębić, aby nie stracić wątku w swoich kompetencjach. Zagłębiając się coraz bardziej w temat, zaczynałam odkrywać to, że należyta staranność, to nie tylko kwestia tego, czy podatnik może, czy nie może odliczyć podatku VAT ze swego zakupu od podatku należnego. Niewątpliwie, był to główny nurt rozważań, ale kwestia należytej staranności w dużo większym zakresie niż tylko podatek naliczony, dotyka podatników (przedsiębiorców). Podstawową rzeczą jest sam fakt, tzw. ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej. Chodzi tutaj nie tylko o ryzyko nawiązywania relacji gospodarczych z nieuczciwym podmiotem, ale również nietrafione inwestycje, niegospodarność, zatrudnianie nieodpowieniej kadry, itp.

Do tego wszystkiego doszedł obowiązek raportowania danych do kontroli do organów podatkowych za pomocą plików JPK, bezpośrednio z programów komputerowych. Wyzwań jest wiele i jeśli przedsiębiorca nie będzie dążył do uporządkowania swoich działań, wówczas mogą go spotkać kłopoty, mniejsze, większe. albo bardzo duże.

Ostatnio, na potrzeby przygotowywanego artykułu dla IBS PAN, przeprowadziłam krótką ankietę wśród księgowych, w której m.in. zapytałam o należytą staranność. Pytanie brzmiało: należyta staranność to: …. i respondent miał wskazać odpowiedź, z którą się zgadzał. Możliwości były trzy: (i) ustawowy wymóg prawa, bez uzasadnienia w praktyce, (ii) wymóg prawa, który zwalnia od odpowiedzialności prawnej w sytuacji wejścia w relacje z nieuczciwym kontrahentem oraz (iii) dobra praktyka gwarantujaca poprawnośc danych w systemie informatycznym oraz strukturach JPK.

Można było zaznaczyć więcej niż jedną odpowiedź. Udzielone odpowiedzi przedstawiam poniżej, na wykresie:

Interpretując wyniki, można mieć nadzieję, że podatnicy bez większych oporów będą wdrażali czynności związane z należytą starannością. Zresztą część z nich, już stała się nieodzownym elementem procedur ewidencji danych w systemach księgowych, chociażby weryfikacja tego, czy dostawca jest czynnym podatnikiem VAT.

Kolejną więc kwestią, którą uznałam za wartą wykonania, była analiza opinii nadesłanych do Ministertwa Finansów w odpowiedzi na ogłoszone konsultacje podatkowe nt należytej staranności. I muszę powiedzieć, że odkryłam tam kopalnie pomysłów. Uczestnicy konsultacji (było ich 69), nie tylko ustosunkowywali się do sugestii zawartych w materiałach dostarczonych przez MF, ale również przedstawiali własne pomysły i rozwiązania. Było też sporo krytycznych uwag, ale zbierając je wszystkie, można stwierdzić, że było ich mniej niż wskazuje to przedstawiony powyżej wykres. W materiałach z konsultacji podatkowych w wielu opiniach pojawiała się także słuszna sugestia tego, że w troskę o uczciwe transakcje powinny być zaangażowane wszystkie trzy strony: nabywca, sprzedawca oraz organy podatkowe, a nie tylko sam nabywca.

Owocem mojej pracy nad opiniami z konsultacji podatkowych, rozmów z podatnikami oraz przeglądu literatury związanej z tymi zagadnieniami, bedzie już niedługo moja kolejna książka, w której staram się zaproponować pewne czynności, które powinny nie tylko wesprzeć przedsiębiorcę w tym, aby do programów komputerowych trafiały dobre dane, by mógł zidentyfikować nieuczciwego kontrahenta, ale również by pomogły mu zaprojektować swoje procesy gospodarcze, które powinny uporządkować opercje gospodarcze w jego przedsiębiorstwie. Uporządkowanymi procesami łatwiej się zarządza.

Cały zbiór sugestii, pomysłów oraz rozwiązań zebrany od praktyków, już niedługo w mojej książce: JPK, należyta staranność, wymogi prawa vs dobre praktyki, w postaci propozycji dla dobrych praktyk.

Narazie prowadzę negocjacje z wydawnictwami  oraz finalizuję prace.

 


Pełne uruchomienie JPK już blisko

 

Osobiście pozytywnie oceniam cały projekt wdrożenia JPK, ale wiem, że nie każdy ma takie odczucia. Moja ocena bierze się z tego, iż z racji charakteru mojej pracy, miałam okazję spotkać dziesiątki (a może już setki) księgowych oraz widzieć tyleż samo ewidencji księgowych. Wiele księgowych i ich ksiąg rachunkowych, wprawiało mnie w podziw swoim uporządkowaniem oraz kompetencjami, ale niestety widziałam także takie, które wołały o pomstę do nieba. Do tej pory nie było praktycznie szansy na wyeliminowanie tych beznadziejnych księgowych i ich beznadziejnej pracy z rynku. Pół biedy gdy pracowali(ły) oni na swój rachunek i w razie kontroli tylko ich dotykały konsekwencje błędów, nieprawidłowości i bałaganu. Gorzej, gdy było to na przykład beznadziejne biuro rachunkowe, które ściągało do siebie klientów bardzo niskimi cenami. W takiej sytuacji skutki ich beznadziei ponoslili przedsiębiorcy. Niesiety często bywało tak, że udawało się takim biurom rachunkowym, księgowym, funkcjonować na rynku długo, generując dokumantację taką, iż w wypadku próby poprawienia jej, było to praktycznie niemożliwe. Każda osoba z branży, doskonale wie, o czym tutaj piszę.

Dzięki wymianie elektronicznej danych z organami skarbowymi w formie Jednolitych Plików Kontorlnych, takie beznadziejne biura rachunkowe czy księgowe, znikną bezpoworotnie z rynku usług księgowych. Ten mechanizm lepiej zadziała, niż niejeden egzamin czy certyfikat dopuszczający do zawodu. Tego jestem w 100% pewna. Dlatego w mojej ocenie, JPK to bardzo dobre rozwiązanie. Dobre rozwiązanie, nie tylko z punktu widzenia polepszenia jakości rozliczeń podatków, ale również usprawnienia przekazywania danych pomiędzy różnymi podmiotami. Pisałam o tym w kilku moich poprzednich artykułach, m.in. przedstawiając Przeglądarkę JPK_KR (Magazyn Danych Księgowych MDK).

Lecz bez względu na to, czy JPK nam sie podoba czy nie, pierwszego lipca rozpocznie się nowa era dla księgowych. Dla wszystkich podatników VAT obowiązkowo, ponieważ oni poprzez obowiązujące przepisy ustawy VAT, już wpadli w obowiązek prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu komputera. Dla pozostałych podatników, którzy prowadzą swoje księgi podatkowe w komputerze  (art. 193a OP), również obowiązkowe, a dla reszty jeszcze nie, choć można się spodziewać, że wcześniej czy później także zostaną oni objęci tym obowiązkiem.

A na czym polega ta nowa era dla księgowych? na tym, że raportowanie o operacjach gospodarczych będzie się odbywało bezpośrednio z programów komputerowych, a co z tego wynika, księgowy bedzie musiał dołożyć należytej staranności, aby do programów komputerowych trafały tylko dane poprawne i uporządkwoane. Tak, jak napisałam na wstępie: kompetencje teraz będą w cenie. Dobry księgowy poradzi sobie z tym bez większego problemu. Początkowo, dane pobrane z systemów komputerowych będą porównywane z odpowiednimi deklaracjami czy sprawozdaniami, by docelowo stać się jedynym źródłem identyfikacji zobowiązań podatkowych.

I na koniec taka rada: jeśli podatnik na dzień dzisiejszy, ocenia swoje przygotowanie do raportowania za pośrednictwem JPK słabo i poważnie obawia się, że może nie zdążyć do 1 lipca z wdrożeniem JPK, wóczas może skorzystać z art. 48 Ordynacji Podatkowej, prosząc organ podatkowy o odroczenie terminu. Oczywiście, powód jaki poda, nie może być błahy. Ponadto, powienien podać datę, do której uważa, że przygotuje swoją firmę do raportowania JPK. I ważna rzecz, aby pismo do fiskusa wysłać przed terminem, który chcemy odroczyć, a więc najpóźniej do 30 czerwca 2018 roku.


MARZEC

Warto budżetować

Projektowanie budżetu dla działalności gospodarczej ma wiele zalet, z kórych pochopnie nie powinno się rezygnować. Dzięki budżetowaniu, firma przede wszystkim kontroluje swoje finanse. Ponadto, motywuje do rozważnych działań i analizowania kosztów jeszcze przed ich poniesieniem. Budżetowanie koordynuje działania, pozwala w sposób przemyślany realizować cel, jakim jest osiągnięcie konkretnego zysku.

Walory budżetowania można docenić również w domowych finansach. Bez prawidłowego zarządzania finansami, jest duża szansa na to,że utoniemy w długach. Najporościej można przedstawić budżetowanie, jako wcześniejsze okreslenie kwot, jakie wpłyną oraz tych, które mogą być wydne.  Gdyby mowa była o budżecie domowym, wóczas mozna go zaprojektować tak, jak to przedstawia poniższa tabela:

Prosty budżet domowy

 

Jeśli osoba, która taki budżet co miesiąc sobie przygotuje będzie go przestrzegała, wóczas będzie mogła spokojnie żyć, bez ryzyka długów, ponadto co miesiąc będzie odkładała 500zł na oszczędności. Na czym polega przestrzeganie budżetu? na pilnowaniu, aby nie przekroczyć dziennej kwoty do wydania, która w naszym przykładzie została ustalona na poziomie 107,67 zł. A co, jeśli zdarzy się w jakimś dniu wydać na przykład 200,00 zł? Wówczas, aby nie mieć kłopotów finansowych, bądź by nie zabierać sobie szansy na systematyczne oszczędzanie, trzeba w innym dniu w danym miesiącu, wydać mniej, tak aby wydatki całego miesiąca nie przekroczyły kwoty 3230,00 zł.

Każdy rozsądnie myślący człowiek zgodzi się z tym, że to ma sens. Więc warto wdrożyć właśnie takie zarządzanie wydatkami we własnej firmie. Tylko w firmie trochę trudniej jest określić [Finanse Plus]. Tutaj już trzeba wesprzeć się danymi z poprzedeniego roku, przeanalizować swoje szanse na realizację sprzedaży na określonym poziomie. Dla wpływów lepiej jest niedoszacować niż przeszacować. Łałwiej jest zagospodarować nadwyżkę przychodu, niż szukać dodatkowych pieniędzy na pokrycie kosztów. Inaczej jest z [Finansmi Minus], tutaj lepiej przeszacować.

W firmie ponadto budżetowanie odbywa się na bardziej sczegółowym poziomie. Oznacza to, że nie jest określana kwota wydatków dziennych, ale określane są kwoty rodzajów kosztów. Czyli wskazujemy, że na opłaty stałe, typu czynsz, miesięczne serwisy i inne opłaty zdefiniwoane przeznaczamy określone kwoty, a następnie w zależności od potrzeb i sytuacji projektujemy budżet kosztów na wynagrodzenia, na paliwo, na materiały bieżące, itp.

Zaprojektowanie budżetu to dopiero początek. Dalsza praca to realizacja i monitoring. Co to oznacza? że w tabeli, w kórej są określone kwoty, jakie mogą być wydane na konkretne cele, powinna również znaleźć się kolumna [Wykonanie]. Innymi słowy, kontrola przestrzegania budżetu, polega na nieustannym pilnowaniu, aby nie przekroczyć założonych kwot (dla kosztów) oraz by starać się osiągać założone wartości przychodów.

Wiadomo, plany planami, a życie czasami pisze trochę inne scenariusze niż założyliśmy, więc podczas monitoringu realizacji budżetu, ważne jest również zarządzanie odchyleniami. Dzięki temu, że firma sporządziła budżet, jest w stanie w każdej chwili powiedzieć, czy jest na dobrej drodze do spokojnej realizacji swojej działalności. Ponadto, jeśli firma zatrudnia więcej osób i więcej osób jest zainteresowanych prawidłowym zarządzaniem finansami, wówczas każdy upoważniony pracownik, może w dowolnym momencie zajrzeć do tabeli budżetu, bez konieczności pytania o stan finansów firmy, pracowników, którzy nimi sie zajmują (księgowych).

Zarządzanie firmą nie powinno się odbywać na zasadzie tzw. „gaszenia pożarów”, czyli ratowania złych sytuacji, gdy już się zadziały. Zarządzanie firmą to przewidywanie i wcześniejsze układanie planów działań tak, aby praca odbywała się płynnie i by w jak największym stopniu skutki tych działań były przewidywalnie. Wprowadzenie budżetowania w przedsiębiorstwie sprzyja takiemu właśnie zarządzaniu.

Mniejsze firmy (z sektora MŚP) często niedoceniają budżetowania, mylnie zakładając, że jest to działanie dla dużych przedsiębiorstw. Ponadto, oprogramowanie z którego korzystają firmy MŚP, z reguły nie posiadają funkcjonalności budżetowania. Ale teraz, dzięki temu że niemalże z każdego oprogramowania finansowo księgowego, można wygenerować strukturę JPK_KR, to każde przedsiębiorstwo może wdrożyć u siebie budżetowanie, poprzez wykorzystanie arkusza Excela oraz struktury JPK_KR.

W poprzednim moim artykule (poniżej), preznetowałam, jak można w prosty sposób zacząć budżetować, nie wydając wielkich pieniędzy na wymyślne oprogramowanie, a przy okazji zwiększając swoją wiedzę i kompetencje z zakresu obsługi arkusza kalkulacyjnego. Zachęcam do zapozniania się z tym materiałem oraz do kontaktu.

 

Budżetowanie z pomocą struktury #JPK_KR

Odkrywam coraz to nowe możliwości struktury JPK_KR i wręcz zachwycam się możliwościami jakie ona daje. Ostatnio przedstawiłam narzędzie, jakie zaprojektowałam, z pomoca którego, można przeglądać dane w tej strukturze, ale nie tylko przeglądać. Dzięki niemu, można także projektować dowolne widoki zestawienia obrotów i sald, a także inne sprawozdania. Odsyłam do moich poprzednich artykułów.

W tym artykule pragnę przedstawić kolejne narzędzie, jakie zaprojektowałam w oparciu o dane w strukturze JPK_KR. Narzędzie to służy do budżetowania i może być wykorzystane wszędzie tam, gdzie system finansowo-księgowy takiej funkcjonalności nie posiada (rys. 1).

rys. 1. strona tytułowa JPK_KR-Budżetowanie

 

JPK_KR-Budżetowanie, można skofigurować w dowolny sposób, dla dowolnej firmy. Przygotowanie go do użycia, polega na tym, iż wczytujemy sturkturę JPK_KR z grudnia roku poprzedzajaceo rok, który ma być budżetowany. Te dane są przekazywane do arkuszy parametry i config (rys. 2 i 3), gdzie pobierany jest plan kont i Użytkownik następnie może  wskazać na jakich kontach będzie budżetował.

rys. 2. zakładka config

rys. 3. zakładka parametry

 

Kolejnym krokiem, jest wprowadzenie kwot budżetu do komórek poszczególnych miesięcy. Tę czynność należy wykonać ręcznie (rys. 4).

rys. 4. Budżetowanie na wybranych kontach

Po wprowadzeniu tych wartości na wybranych kontach, skoroszyt Excela jest gotowy do pracy.

Teraz wystarczy co miesiąc wczytywać dane o wykonaniu ze struktur JPK_KR za poszczególne miesiące. W tabeli Budżet-Wykonanie (rys. 5), można analizować dane w wybranych miesiącach.

rys. 5. Budżet-wykonanie, analiza danych

Tabela Budżet vs Wykonanie, przedstawiona na rys. 5, pozwala nie tylko przeglądać dane w poszczególnych miesiącach, ale również dane sumaryczne na konkretny moment. Graficzna prezentacja danych znajduje się na zakładce Wykresy (rys. 6).

rys. 6. Graficzna prezentacja globalnego wykonania na dany moment

Gdy chcemy przygotować narzędzie do budżetowania na następny rok, wóczas wystarczy wczytać dane z grudnia do arkusza Dane, by tabela Budżet-Wykonanie (razem z wykresem) została wyczyszczona z danych o wykonaniu, za rok poprzedni. Kwoty budżetowania pozostają. Można je zaakceptować na kolejny rok, lub zmienić.

Narzędzie JPK_KR-Budżetowanie, jest zaprojektowane w Excelu, wobec czego można dodawać do niego inne analizy i wykresy. Ponadto wszystkie formuły są odkryte, co pozwala na ich modyfikowanie.

Z racji tego, że narzędzie jest nowe, w wersji Beta, więc cena jego jest symboliczna. (35,00 netto). Zainteresowanych zapraszam do kontaktu.

 Prezentacja JPK_KR-Budżetowanie

LUTY

Co można zrobić ze strukturą JPK_KR?

Już wszyscy podatnicy VAT mają za sobą pierwsze wysyłki pliku JPK_VAT. Tych co sądzą, że już temat z JPKami mają opanowany, pragnę poinformować, że JPK_VAT, to najłatwiejsza, najmniejsza i najprościej uzgadniana struktura JPK. Zresztą same księgowe przyznają, że przygotowując wysyłkę JPK_VAT, własciwie nie robią niczego więcej, niż to, co robiły podczas przygotowywania deklaracji VAT. Cykliczoność tego obowiązku, jest również elementem sprzyjającym uporządkowaniu działań związanych z tym tematem.

Przed nami przygotowanie systemów księgowych do wysyłki kolejnych struktur JPK. Mogłabym nie jeden, ale cały cykl artykułów napisać na temat tego jak przedsiębiorcy podchodzą do tego zagadnienia, ale ten tekst poświęcę jednej strukturze, a mianowicie JPK_KR (księgi rachunkowe).

Każdy księgowy wie, że księgi rachunkowe to:

  1. zestawienie obrótów i sald,
  2. dziennik
  3. zapisy na kontach

i zgodnie z tą definicją, w strukturze JPK_KR, znajdziemy te zestawienia. Wiemy też, że ta struktura będzie przekazywana do organów podatkowych na żądanie, a to oznacza, że podatnik powinien praktycznie być przygotowany tak, aby w każdym momencie móc przekazać dane do kontroli fiskusowi. Można się spodziewać, że dane o które będziemy proszeni, mogą obejmować rok, dwa lata, a może nawet więcej. Nie będzie czasu na sprawdzanie czy wszystko jest poprawnie zaksięgowane w księgach, gdy trzeba będzie w ciągu jednego dnia (a może nawet krócej), przekazać dane w strukturze JPK_KR do US.

Nasuwa się więc myśl, że wskazane byłoby systematyczne kontrolowanie swoich danych w strukturze JPK_KR, a następnie każdy uzgodniony i sprawdzony plik, dobrze byłoby zachowć na dysku w formie archwium danych.

Jak można sprawdzać dane znajdujące się w strukturze JPK_KR? Bardzo dobrze nadaje się do tego arkusz kalkulacyjny, a zwłaszcza Excel. Możliwe jest w miarę proste otwieranie plików JPK za pomocą Excela, ale nie wszystkie dane można w prosty sposób sprawdzić. Dlatego przygotowałam specjalny arkusz, którego nazwałam Magazyn Danych Księgowych. Jakie funkcjonalności posiada MDK?

  • możliwość czytelnej i uporządkowanej prezentacji danych,
  • mozliwość pobierania poszczególnych danych za pomocą tworzenia tabel przestawnych,
  • możliwość zasilania danymi dowolnych raportów

Wykorzystując te możliwości, wdrożyłam już w kliku przedsiębiorstwach to narzędzie, które księgowym wyraźnie przypadło do gustu. Dzięki niemu, mogą sprawdzać w prosty sposób swoje dane z systemów księgowych eksportowane do JPK_KR. Mogą projektować zestawienie obrotów i sald w dowolnej formie, a ponadto tworzyć swoiste archiwa danych, które mogą być szybko i łatwo przeglądane.

Tak opracowane dane, mogą też służyć audytorom, biegłym, czy innym kontrolom wewnętrznym (niekoniecznie tylko podatkowym). Każdy uzgodniony plik JPK_KR, można zachować w odpowiednio oznaczonym miejscu na dysku, aby gdy przyjdzie żądanie od fiskusa, bezstersowo mu je przekazać.

Poniżej krótka preznetacja możliwości MDK.

Magazyn Danych Księgowych

można nabyć poprzez poniższe zamówienie w cenie 50,00 zł netto

Zamówienie

do pobrania: Instrukcja obsługi MDK_JPK_KR


STYCZEŃ

JPK i co dalej?

Od samego początku wdrożenia elektronicznej wymiany danych podatników z organami skarbowymi za pośrednictwem JPK, śledzę temat i staram się na bieżąco zgłębiać wiedzę dotyczącą tego zagadnienia.

Poszukuję wszelkich informacji związanych z Jednolitym Plikiem Kontrolnym, nie tylko w Polsce, ale też na świecie. JPK, a na świecie SAF-T (Standard Audit File for TAX), to duży i bardzo ciekawy temat, który diametralnie zmienia formę kontaktów przedsiębiorców z fiskusem.

Prowadzę szkolenia, dyskutuję na spotkaniach eksperckich, wspieram przedsiębiorców w przygotowaniu ich systemów oraz ewidencji księgowych do raportowania za pomocą struktur JPK, publikuję i poszukuję sposobów na to, by móc pomagać przedsiębiorcom w zmierzeniu się z tym wyzwaniem.

Rozumiem rozterki podatników, rozumiem ich zagubienie, a czasami złość, gdy muszą angażować czas, pieniądze by sprostać tym wszystkim wymaganiom, jakie stawia przed nimi fiskus, ale z drugiej strony widzę nieprawdopodobną wręcz skalę nadużyć i zwykłych oszustw, które są wykrywane dzięki raportowaniu JPK. Zdziwienie moje budzi fakt, że oszukują nie tylko mafie, czy grupy przestępcze, ale też małe i mikro firmy. Mogłabym tutaj mnożyć przykłady nadużyć, które są obecnie wyłapywane migiem przez urząd. Ale nie tylko nadużycia są przedmiotem działań i uwag skarbówki, można tu wymienić też pomyłki, niewiedzę księgowych, czy też zwykła naiwność, że nikt nie zauważy, jak jakiś dokument zostanie wrzucony w inny okres, niż powinien.

Widać wyraźnie, że poprzez wdrożenie JPK, kontrola skarbowa zmienia się de facto w monitoring. Zupełnie zmienia się sposób przygotowania danych do kontorli. Przed JPK, można było dane dowolnie obrabiać, by później przesłać w formie deklaracji, sprawozdania, czy raportu. Dzisiaj podatnik będzie musiał te dane wysyłać bezpośrednio z programu. I to dane nie za trzy miesiące, czy pół roku, ale rok, dwa lata, czy nawet dłuższy okres. To nie jest straszenie, tylko ocena realnych warunków, gdy kontrolerem jest komputer, a nie człowiek.

Jednolity plik Kontrolny, to nie jest tylko JPK_VAT. To jest siedem struktur, które swoją zawartością obejmują dane całego przedsiębiorstwa. Ostatnio podczas jednej z rozmów w grupie na FB, usłyszałam, że do JPK wystarczy dobry program i po co księgowy? Opadły mi ręce. Otóż nie, nie wystarczy dobry program. Fakt, dobry program, może być nieocenionym wsparciem, ale nic nie zastąpi kompetencji księgowego. Program, jaki by nie był, ma poprostu przycisk, po wciśnięciu którego tworzone są odpowiednie struktury JPK, z danymi pobranymi z programu. Ale UWAGA, jesli dane są niepoprawne, jesli dane są niezgdone z przepisami, czy posiadają inne wady, to takie właśnie dane program wrzuci do struktur JPK.

Program komputerowy to zwykły mechanizm, bezduszny i bezmyślny, który na pewno nie zadba o poprawnośc merytoryczną danych. Tutaj jest potrzebny księgowy. I to kompetentny księgowy.

Jeśli ktoś uważa inaczej, to jest jego sprawa. Każdy ma prawo mieć swoją opinię, ale na pewno inne zdanie nie upoważnia do hejtu i niegrzecznych uwag, z jakimi spotkałam się na pewnym forum. To nie ja wymśliłam pliki JPK, nie ja wymyśliłam należytą staranność, nie ja wymyśliłam solidarną odpowiedzialność. Ja tylko próbuję pomóc..

I o takiej pomocy chcę teraz opowiedzieć. Wiadomo, czym są pliki JPK, czyli format xml w jakim są tworzone struktury JPK. Ciężko się je czyta, a już na pewno bardzo cięzko sprawdza i uzgadnia. Bo to, że każdy rozsądny księgowy (przedsiębiorca) powinien sprawdzić, co wysyła do urzędu, to nie ulega wątpliwości. W zeszłym tygodniu w ramach pomocy w przygotowaniu firmy do raportowania JPK, przygotowałam skoroszyt Excela dla dużej firmy, za pomocą którego księgowy może w prosty sposób sprawdzić, jakie dane zostały wyeksportowane do struktry JPK_KR i uzgodnić je z tymi, które są w systemie księgowym. Skoroszt został zaprojektowany w opraciu o szablon, o którym ostatnio pisałam, ale został poszerzony o funkcjonalności na potrzeby tej konkretnej firmy. Księgowa dosłownie dwoma kliknięciami otrzymuje czytelny arkusz, w którym ma rachunek zysków i strat, bilans, dane do CIT-8, ale również zestawienie obrotów i sald w formie, jakiej potrzebowała. Poniżej rysunki obrotówki „surowej” w oparciu o JPK_KR oraz obrotówki generowanej za pomocą makra, do postaci oczekiwanej przez księgową. Ta druga obrotówka również pobiera dane ze struktury JPK_KR, ale układa je w inny sposób.

„surowa” obrotówka jako tabela przesatwna

Forma obrótówki generowanej ze źródła JPK_KR według zapotrzebowania firmy

Zwracam uwagę, na konta 200-1 i 200-2, gdzie na „surowej” obrotówce wartości są prezentowane poprzez konta najniższej analityki (kontrahentów). Księgowa poprosiła, aby jej obrótwka prezntowała dane na konkretnych kontach analitycznych, tutaj na pierwszym poziomie oczywiście sumując wartości oraz z opisami kont, jakie ona wskazała.

Mam nadzieję, że za pomocą tego skoroszytu, będzie możliwe uzgodnienie danych z danymi w systemie księgowym, z zaliczkami podatku wysłanymi do urzędu, czy z przekazaną odrębną struturą (JPK_VAT) informacji o zobowiązaniu podatku VAT. Bo dane we wszystkich strukturach muszą się też uzgadniać. A jeszcze są struktury JPK_FA, JPK_MAG, czy JPK_WB.

Mam nadzieję, że podatnicy zamiast się kłócić, podejdą do tematu poważnie tak, aby znaleźć odpowiednie dla siebie narzędzia i rozwiązania, by za chwilę nie gasić przysłowiowych pożarów i w panice nie łatać danych, których nijak nie będą w stanie uzgonić.

Służę wsparciem.

 


Odczarować JPK

W tym wielkim przedsięwzięciu, jakim jest wdrożenie obowiązku przesyłania danych do fiskusa za pośrednictwem plików JPK, cały czas staram się przedstawić pozytywną stronę tego rozwiązania. Od stycznia 2018 roku, wszyscy podatnicy VAT są zobowiązani do przekazywania informacji do US, związanych z podatkiem VAT, za pośrednictwem struktury JPK_VAT. Obecnie jest to już jej trzecia wersja. Tak, jak to już wiele razy mówiłam i pisałam, jest to najprostsza struktura, łatwa do weryfikacji. Musi się ona uzgadniać z deklaracją VAT-7 i stąd wynika łatwość jej sprawdzenia.

W kontekście należytej staranności, można dodatkowo wykorzystać JPK_VAT do wymiany danych pomiędzy kontrahentami i tę możliwość przedstawię w książce omawiającej zagadnienia związane z  należytą starannością, jaką obecnie przygotowuję i mam nadzieję do końca lutego ją opublikować.

Jednak warto spojrzeć przychylnie na strukturę JPK_KR, która ma w sobie olbrzymi potencjał, który może być wykorzystany w księgowości do raportowania i analiz. Niedawno tutaj przedstawiłam skoroszyt Excela, za pomocą którego można przeglądać zawartość tej struktury, a także magazynować dane księgowe z różnych programów komputerowych. Dla biur rachunkowych, naprawdę duże wsparcie, o czym się przekonałam po zainteresowaniu oferowanym przeze mnie, skoroszytem Excela (Magazyn Danych Księgowych).

I tak jak obiecałam, skoroszyt poszerzyłam o funkcjonalność generowania danych do zaliczki na podatek dochodowy. Ci wszyscy, którzy już nabyli MDK, otrzymają nową, poszerzoną wersję bezpłatnie. Dla pozostałych zainteresowanych, cena się nie zmienia i dalej wynosi tylko 20,00 zł netto plus VAT.

Postawiłam sobie za cel, aby wycisnąć ze struktur JPK, wszystko co tylko się da. Przedstawić je w pozytywnym świetle tak, aby księgowi upatrywali w nich możliwości „wyrzucania” danych z programów księgowych w standardowym formacie xml, czyniąc w ten sposób struktury JPK, doskonałymi źródłami, wspierającymi analizy i raportowanie finansowo – podatkowe.

Jednak trzeba podkreślić, że aby struktura JPK_KR była użytecznym narzędziem, to konieczne jest odpowiednie zaprojektowanie planu kont. Zresztą, logiczny i starannie zaprojektowany plan kont, jest zalecany również z tego powodu, że jest on raportowany do US razem z danymi w JPK_KR. Niemniej jednak, jeśli plan kont ma jakąś logikę, którą można wykorzystać w raportach, wówczas można uzyskać naprawdę efektowane i ciekawe analizy, zestawienia i raporty.

W rozwiązaniu jakie proponuję, plan kont został zmodyfikowany w dwóch obszarach:

  • Nazewnictwie wynikowych kont księgowych
  • Wyodrębnieniu kont NKUP dla wszystkich kosztów

Na dodatkowej zakładce w skoroszycie, w oparciu o specjalnie zaprojektowany plan kont oraz odpowiednie formuły, można precyzyjnie wyliczyć zaliczkę na podatek dochodowy. Oczywiście można w tym miejscu prezentować każdą inną informację, która jest istotna z punktu widzenia zobowiązań podatkowych.

Dzięki tym zmianom plik w Excelu (Magazyn Danych Księgowych), po wstępnej konfiguracji i zasileniu bieżącymi danym ze struktury JPK_KR, automatycznie wylicza zaliczkę na podatek dochodowy, prezentuje w czytelny sposób dane oraz pozwala wygenerować bilans i rachunek wyników.

Intencją tego rozwiąznia (MDK) jest przede wszytkim POMYSŁ. Dla osób, które dobrze znają Excela, powinien być inspiracją do własnych rozwiązań.

Natomiast ci, którzy troszkę mniej znają Excela, mogą zamówić dla siebie rozwiązanie dedykowane specjalnie na ich potrzeby.

Zarządzanie danymi JPK