GRUDZIEŃ

Księgowość od 2019 roku

Wielokrotnie już o tym mówiłam i pisałam, że komputerowe programy księgowe po ostatnich zmianach w przepisach, stają się de facto komunikatorami pomiędzy podatnikami a organami skarbowymi. Oznacza to, że podatnicy muszą bardzo dbać o dane, jakie trafią do ich programów księgowych.

Ta dbałość powinna być wielopłaszczyznowa. Począwszy od należytej staranności, która ma być dołożona podczas kontaktów z kontrahentami i późniejszej ewidencji dokumentów (faktur) w systemie informatycznym, a skończywszy na opracowaniu procedur zarządzania danymi w plikach JPK oraz dbałość o ich spójność i poprawność.

Ze zdziwieniem stwierdzam, że wiele firm w ogóle nie ma świadomości tego, jak bardzo zmienia się obecnie środowisko pracy księgowego, jak wiele powinny zmienić w swoich programach komputerowych, aby można było spokojnie pracować i bez obawy przekazywać dane do kontroli na żądanie. Nie wspomnę już o fakcie, że stwierdziłam iż niektóre firmy pracują na niepoprawnie skonfigurowanych systemach informatycznych, z których nie sposób wygenerować bilansu czy rachunku wyników. Sprawa jest o tyle poważna, że schematy XML dla e-sprawozdań pobierają gotowe kwoty do tych sprawozdań, więc niemożność wygenerowania prawidłowych kwot z programu księgowego, może być problemem.

Cały temat jest bardzo duży i trudno go opisać w artykule. Tutaj pragnę go tylko zasygnalizować, a jednocześnie poinformować, że pracuję nad  książką: Przygotowanie księgowości do elektronicznej wymiany danych z organami skarbowymi. Opracowanie to jest oparte na wiedzy z praktycznych wdrożeń w prawdziwych firmach, czyli prezentuje tzw. dobre praktyki i wskazówki, jak księgowy może przygotować się do zmian, jakie zostały wprowadzone w ostatnim czasie. Mam nadzieję, że uda mi się skończyć pracę nad książką do końca stycznia.

Pragnę mocno podkreślić to, że o pliki JPK które są na żądanie, fiskus może poprosić w każdej chwili. Odkładanie przygotowania tego tematu na moment, gdy urząd zażąda plików do kontroli, to bardzo poważny błąd. Niestety spotykam się z taką postawą. Zarządzanie danymi w plikach JPK, czyli wiedza o tym, jakie dane są eksportowane do plików JPK, to obecnie podstawa weryfikacji poprawności ksiąg rachunkowych. Okazuje się, że nawet w starannie prowadzonych księgowościach, podczas opracowywania procedur kontrolujących spójność danych pomiędzy strukturami JPK_KR, JPK_FA i JPK_VAT pojawiają się nieprawidłowości. Po ich analizie stwierdzam, że przyczyną tego, był brak logiki w konfiguracji systemów. Innymi słowy, poszczególne moduły (księgowość i fakturowanie) pomimo, że wymieniały dane między sobą, miały niespójną konfigurację.

Obecnie, ważne jest podejście holistyczne (całościowe). Ważne, aby logiczna i koherentna konfiguracja pozwalała na zautomatyzowanie procedur kontrolnych, by można było szybko identyfikować dane, jakie wymykają się ze standardowych sytuacji, a wiadomo że takie też się zdarzają. Ważna jest systematyczna kontrola zawartości plików JPK, nie rzadziej niż raz na kwartał, a ideałem byłoby na koniec każdego miesiąca.

Cieszę się bardzo, że moje szkolenie Raportowanie wsparte strukturą JPK_KR spotkało się z tak żywym zainteresowaniem. Początkowo zakładałam, że pierwsza edycja będzie dostępna do końca tego roku, ale postanowiłam przesunąć termin zamknięcia dostępu do tej edycji. Pierwsza edycja  jest bezpłatna i obecnie można skorzystać ze szkolenia do końca stycznia 2019 roku. Szkolenie jest dostępne TUTAJ. Chcąc skorzystać z niego wystarczy wysłać zgłoszenie (jest na dole strony), by otrzymać hasło dostępu.

Umiejętność otwierania plików JPK oraz korzystania z danych, które są w nich zawarte, to dzisiaj jedna z podstawowych umiejętności, jaką powinni posiąść współcześni księgowi.


Z ostatniej chwili: e-sprawozdania

Ministerstwo Finansów umieściło na swojej stronie program do wysyłki e-sprawozdań. Program ma dwie wersje: instalacyjną oraz portatywną. Tę pierwszą trzeba zainstalować na komputerze, tę druga nie wymaga instalacji. Do programów dołączony jest podręcznik użytkownika.

Przejście na stronę Ministerstwa Finansów – link

Księgowy niczego nie powinien wysłać bez sprawdzenia

W wyniku zmian w przepisach, przedsiębiorstwa mają obecnie już prawie w pełni zinformatyzowaną księgowość. Wymiana danych z fiskusem odbywa się także w formie elektronicznej. Co z tego wynika? Ano to, że wszelkie raporty, sprawozdania, deklaracje i inne dane do kontroli podatnik będzie przekazywał do organów skarbowych tylko za pośrednictwem plików. Plik to nie dokument, który można sprawdzić, zweryfikować i ewentualnie poprawić. Jak go skontrolować przed przekazaniem do kontroli? Ciekawe jest to, że bardzo wielu księgowych stwierdza, że będzie się tym martwić, gdy US zażąda danych do kontroli poprzez pliki JPK.

Dziwi mnie to, ponieważ ta beztroska może drogo kosztować. Już dziś warto przygotować procedury kontroli danych, sposoby weryfikacji plików JPK, metody sprawdzania ich spójności, a także zgodność pomiędzy tym co zostało wysłane do US za pośrednictwem JPK_VAT i e-sprawozdań, z tym co znajduje się w pozostałych plikach JPK. Tylko bieżąca kontrola da komfort pracy i poczucie bezpieczeństwa oraz pewność tego, że wszystkie dane przedsiębiorstwa są poprawne i tworzą spójną całość.

Jak można sprawdzać dane w JPK, czy są gotowe do wysłania do fiskusa? Na ten moment świetnie się sprawdza arkusz kalkulacyjny i im lepiej księgowy zna jego obsługę, tym lepsze narzędzia może sobie przygotować. W ostatnim artykule, prezentowałam sposób, jak zaprojektować raport, z pomocą którego można szybko obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy. Ale nie to, jest jego największą zaletą. Jego największą zaletą jest to, że ta zaliczka zostaje ustalona z danych zawartych w strukturze JPK_KR. Dzięki temu, księgowy na bieżąca sprawdza, jakie dane eksportuje jego system finansowo-księgowy do tej struktury i błyskawicznie może wychwycić każdy błąd. Dane w księgach są zgodne z danymi będącymi podstawą do podatku, a plan kont jest uporządkowany i transparentny.

Dzisiaj chciałabym przedstawić kolejne raporty, jakie księgowy może zaprojektować w oparciu o pliki JPK. Pierwszy z nich to raport kontrolujący krąg kosztów. Na rys. 1 zaprezentowane jest zestawienie kont kosztów czwórek z kosztami piątek. Widoczne w raporcie niezgodności wynikają z braku logicznego powiązania pomiędzy kontami 4* i 5*. Po poprawieniu planu kont, kontrola domknięcia kręgu kosztów, nie powinna zająć więcej niż 5 minut. Lecz jak to już wcześniej zostało wspomniane, największą zaletą raportu, jest to że księgowy widzi dane w JPK_KR, ma nad nimi pełną kontrolę i może swobodnie nimi zarządzać.

rys. 1 kontrola kręgu kosztów

Kolejny raport, jaki można zaprojektować, to raport który wyświetla zawartość struktury JPK_FA (rys. 2 i 3). Podczas projektowania tego raportu, również okazało się, że faktury wystawiane są nie całkiem prawidłowo, czego efektem była ich nieprawidłowa prezentacja w pierwszym bloku struktury JPK_FA. Gdyby księgowa nie zamówiła tego raportu, nigdy by się nie dowiedziała, że jest klika spraw do poprawki.

rys. 2 Raport sprzedaży ze struktury JPK_FA
rys. 3 Wykresy do raportów sprzedaży (JPK_FA)

Następny raport, za pomocą którego księgowy może sprawdzić tym razem zgodność ruchów magazynowych z odpowiadającymi im księgowaniami. Innymi słowy, zweryfikować zgodność danych w strukturach JPK_MAG i JPK_KR (rys. 4).

rys. 4 raport uzgadniający dane w strukturze JPK_MAG i JPK_KR

Samo przygotowanie raportów na pewno zajmie trochę czasu, będzie wymagało pracy, lub zaangażowania kosztów jeśli wykonanie raportów zostanie zlecone komuś z zewnątrz firmy. Dodatkowo warto by przygotować procedury kontroli i wprowadzić je do rutynowych czynności związanych z pracą w księgowości tak, aby  weryfikacja danych była wykonywana systematycznie, aby księgowy mógł w każdej chwili, bez żadnej obawy przekazać organom skarbowym swoje dane do kontroli na żądanie.


LISTOPAD

Ustalenie zaliczki na podatek dochodowy z JPK_KR

Obecnie niemalże wszyscy księgowi są już skomputeryzowani. I to nie za sprawą ich decyzji (chociaż w części pewnie też), ale głównie poprzez przepisy, jakie w ostatnich dwóch latach zrewolucjonizowały wymianę danych podatników z organami skarbowymi.

Jaką mamy dziś sytuację? Można to przedstawić w kilku punktach:

  1. 100% podatników VAT jest na bieżąco kontrolowana, poprzez dane cyklicznie przesyłane do US za pośrednictwem plików JPK_VAT,
  2. Od lipca 2018 roku tylko nieliczna grupa podmiotów, może odmówić przekazania danych do kontroli za pośrednictwem struktur JPK,
  3. Zdecydowana większość organizacji przekaże swoje sprawozdania finansowe za 2018 rok w formie e-sprawozdań.

Jeśli dodać do tego to, że danych które podatnicy mają obowiązek teraz przekazywać w formie elektronicznej do organów skarbowych, nie da się przygotować ręcznie oraz to, że  nie jest możliwe także sprawdzenie tych danych w prosty sposób, to wówczas uzmysłowimy sobie, że warto teraz podjąć czynności, które sprawią, iż księgowy będzie potrafił sprawnie zarządzać elektronicznymi danymi na potrzeby kontroli skarbowych.

rys. 1 wymiana danych podatnik-US

Każdy profesjonalny księgowy, zanim cokolwiek prześle do fiskusa sprawdzi to gruntownie. Do tej pory nie było to trudne, jednak obecnie już się nie przydadzą stare sposoby. Nasze dane są kontrolowane poprzez algorytmy programów komputerowych Ministerstwa Finansów. Obecnie kontrola jest prowadzona na szeroką skalę i w niemalże nieograniczonym zakresie. Inna ważna kwestia, z której trzeba sobie zdać sprawę to to, że elektroniczne dane są przekazywane do fiskusa oddzielnie, ale ich kontrola na pewno będzie odbywała się również pod kątem spójności wszystkich danych (rys. 1)

Na przedstawionym schemacie (rys. 1), zobrazowano fakt tego, że dane wysyłane są oddzielnymi plikami. Schemat prezentuje tylko trzy struktury JPK, ale wiadomo że jest ich dzisiaj siedem.

Obecnie podatnicy VAT wysyłają miesięcznie strukturę JPK_VAT. Niektórzy już od dwóch lat. Każdy musi zdawać sobie sprawę z tego, że wysłane dane o podatku VAT, będą porównywane z tym, co znajduje się np. w księgach rachunkowych (JPK_KR) czy fakturach sprzedaży (JPK_FA). Ponadto sprawozdania finansowe w formie elektronicznej również będą dobrym materiałem porównawczym np. dla pliku JPK_KR. Pamiętajmy również o tym, że wysyłamy zaliczki podatku oraz rozliczamy podatek dochodowy. Dane do tych rozliczeń również będą kontrolowane przez pryzmat plików JPK i e-sprawozdań.

Obszarów kontroli może być więcej. Teraz, dla księgowego najważniejsze powinno być takie zaprojektowanie pracy, by zapewnił sobie całkowitą spójność danych pomiędzy wszystkimi plikami, jakie wysyła i będzie wysyłał do US. W tym artykule opiszę jak zarządzać danymi w strukturze JPK_KR w kontekście rozliczania podatku dochodowego.

Ustalenie zaliczki na podatek dochodowy na podstawie danych w JPK_KR

rys. 2 elektroniczna wymiana danych podatnik-US

Do tej pory większość księgowych obliczając zaliczkę na podatek dochodowy oraz przygotowując deklarację CIT-8, wspierało się danymi z różnych źródeł. Teraz można dalej w ten sposób przygotowywać dane, na podstawie których określimy kwotę jaką podatnik przekaże do US, ale powinniśmy wiedzieć, że nasze wyliczenia będą poddawane elektronicznej kontroli. Im bardziej nasza księgowość będzie transparentna, tym większy będziemy mieli komfort pracy oraz ewentualnych kontroli.

Jak widać na rys. 2 oraz jak to już zostało wcześniej wspomniane, wszelkie dane elektroniczne przekazywane do fiskusa, są przesyłane odrębnymi plikami. Księgowy powinien dążyć do tego, aby te wszystkie dane stanowiły CAŁOŚĆ.

W kontekście wyliczania podatku dochodowego podstawowym założeniem powinno być:

Wszystkie źródła danych, jakie służą ustaleniu zaliczki, a później wysokości podatku dochodowego, muszą znajdować się w programie, z którego generowany jest plik JPK_KR.

Jak to osiągnąć? Odpowiedź jest w zasadzie prosta: wszelkie operacje gospodarcze, które mają wpływ na wyliczenie kwoty podatku, muszą być ewidencjonowane w programie finansowo-księgowym. Chodzi tutaj o koszty NKUP, przychody niepodatkowe, wartości z poprzednich lat, które doliczane są (bądź odliczane) do podatku, np. straty z lat ubiegłych. Te informacje można wprowadzić, gdy do planu kont dodane zostaną odpowiednie konta księgowe:

  • NKUP dla kosztów niepodatkowych, lub odroczonych,
  • NP dla przychodów niepodatkowych, lub odroczonych,
  • pozabilansowe dla przychodów z innych lat obrachunkowych, które mają wpływ na wyliczenie podatku bieżącego roku,
  • pozabilansowe dla kosztów z innych lat obrachunkowych, które mają wpływ na wyliczenie podatku bieżącego roku.

Zalecane jest, aby nazwy kont, ich umieszczenie w planie kont, miało logiczną i czytelną postać tak, aby całokształt informacji wynikający z całej ewidencji był transparentny. Co oznacza “logiczna i czytelna postać”? na przykład konta kosztów NKUP warto umieścić według wspólnych założeń. Według takiego założenia podział kosztów na KUP i NKUP można wprowadzić na poziomie pierwszym analityk:

  • 4XX- 1 koszty KUP,
  • 4XX-2 koszty NKUP

Poniżej (na drugim poziomie), wprowadzamy identyczny podział kosztów rodzajowych dla KUP i NKUP. Dzięki takiej organizacji planu kont, będzie łatwe wszelkie raportowanie. Inny przykład, to wprowadzenie strat ubiegłego roku, jako informację do wyliczenia podatku, na kontach pozabilansowych, np.

  • 916 – strata z roku 2016,
  • 917 – strata z roku 2017

Po odpowiednim przygotowaniu planu kont, można przystąpić do przygotowania arkusza kalkulacyjnego, za pomocą którego, będzie możliwe szybkie wyliczenie zaliczki i podatku. W tym artykule nie będzie opisu, jak taki raport przygotować, ponieważ temu zagadnieniu poświęcam moje szkolenia Raportowanie wsparte strukturą JPK_KR, które obecnie jest dostępne tutaj. Osoby pragnące poznać sposoby korzystania z JPK_KR jako źródła danych do raportów, zapraszam. Do końca roku realizowane jest bezpłatnie szkolenie na poziomie podstawowym, a po nowym roku, będą zaoferowane kolejne poziomy tego szkolenia.

Teraz, zaproponuję gotowy arkusz zaprojektowany przeze mnie w Excelu, z pomocą którego można sprawnie i szybko wyliczyć podatek, pod warunkiem, że został odpowiednio przygotowany plan kont i wszystkie źródła danych będą znajdowały się w strukturze JPK_KR.

Arkusz ten, jako pełnofunkcyjne demo można pobrać TUTAJ. Można go testować, używać na potrzeby własnych wyliczeń. Arkusz będzie działał do 31.01.2019 roku, później należy zakupić licencję, lub samemu spróbować zaprojektować podobne narzędzie.

Co daje podejście, jakie proponuję w tym artykule? Poniżej zostały wymienione jego zalety:

  • Transparentne rozliczenie podatku dochodowego,
  • Wszystkie dane są w jednym miejscu (księgi rachunkowe)
  • Zaliczki, jakie podatnik wysyła do US są zawsze spójne z ewidencją księgową, która ma swoje odzwierciedlenie w JPK_KR,
  • Księgowy na bieżąco sprawdza, jakie dane są przesyłane do struktury JPK_KR i w razie zidentyfikowania nieprawidłowości, od razu je poprawia.
  • Komfort kontroli (przekazywania JPK_KR), który polega na tym, że księgowy dobrze wie, co jest w pliku, który przekazuje do US. Ponadto wie, że te dane są w 100% spójne z zaliczkami i podatkami jakie zostały wysłane do US.

Biorąc pod uwagę fakt, że fiskus może zażądać do kontroli danych z wielu lat, warto na bieżąco zarządzać danymi w strukturze JPK_KR. Tutaj link do filmu o obsłudze arkusza CIT-8 DEMO. Arkusz ten z powodzeniem może również służyć do obliczania podatku dla osób fizycznych, które prowadzą księgi rachunkowe.


PAŹDZIERNIK

e-sprawozdania finansowe

Dużo się dzieje w temacie cyfryzacji przedsiębiorstw i nie dziwi mnie to, że wiele osób gubi się w tym wszystkim. Ostatnio miałam burzliwą dyskusję o tym, kogo dotyczą e-sprawozdania. Staram się dość gruntownie przeglądać dokumentację, informacje, ale nie zarzekam się, że wiem wszystko i że wiem dobrze. Słucham i konfrontuje swoją wiedzę z tym, co inni mówią. I albo weryfikuję to co wiem, albo wyprowadzam z błędu osoby, które czegoś nie doczytały, lub coś zrozumiały opacznie.

No, ale wracając do tematu e-sprawozdań, chciałabym się podzielić wnioskami do jakich doszłam w efekcie mojej wymiany opinii z innymi osobami zainteresowanymi. Otóż odkryłam, że podatnicy gubią się w pojęciach. Przede wszystkim należy wyjaśnić jedną rzecz, a mianowicie to, że od 1 października 2018 roku wszystkie podmioty, które prowadzą księgi rachunkowe będą przekazywały swoje sprawozdania finansowe w formie elektronicznej. Jest to napisane w Ustawie o Rachunkowości (art. 45, pkt 1f): “Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP”.

Innymi słowy, każdy podatnik który prowadzi księgi rachunkowe (podlega UoR) i jego dzień bilansowy przypada po 1 października 2018 roku, już nie będzie mógł przekazywać sprawozdań finansowych w formie papierowej. I to jest punkt wyjścia do dalszych rozważań. Wiadomo, że Ministerstwo Finansów opublikowało struktury logiczne, za pośrednictwem których mają być te elektroniczne sprawozdania finansowe przekazywane. Ale istotne jest to, kto ma obowiązek przekazywania sprawozdań za pośrednictwem plików XML (struktur logicznych)?

Odpowiedź na to pytanie znajduje się w:

  • art. 45, pkt. 1g Ustawy o Rachunkowości: “Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.”
  • art. 45, pkt 5 Ustawy o podatku od osób fizycznych: “Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej sprawozdanie finansowe w terminie złożenia zeznania w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej udostępnianej na podstawie art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości”.

Pozostałe podmioty, składają swoje sprawozdania w formie elektronicznej, czyli za pośrednictwem plików txt, pdf, docx, jpg, bmp.. czyli takich, które mogą być otworzone przez programy komputerowe. A  jakie przedsiębiorstwa będą w tej grupie? przypominam, że cały czas mowa jest o podmiotach prowadzących księgi rachunkowe. Więc nie ma na razie struktur logicznych dla jednostek prowadzących swoje księgi zgodnie z MSR (Międzynarodowe Standardy Rachunkowości), więc takie podmioty nie muszą na razie przekazywać sprawozdań za pośrednictwem struktur logicznych (format XML), opublikowanych w BIP. Te podmioty czekają na struktury dla nich, a gdy zostaną opublikowane przez MF, będą również obowiązkowo przekazywały sprawozdania finansowe elektronicznie plikami XML i o tym jest napisane w art. 45 pkt 1h, Ustawy o Rachunkowości: “Sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych”.

Pozostają jeszcze podmioty z sektora finansów publicznych. One również prowadzą księgi rachunkowe, więc je także obowiązuje art. 45 pkt 1f UoR. Forma elektroniczna dla tych podmiotów została określona w par. 34 w rozdziale 5, rozporządzenia z dnia 13 września 2017 w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej: W przywołanym paragrafie, w ust.  3, jest napisane: “Kierownicy państwowych jednostek budżetowych przekazują sprawozdania o których mowa w ust. 1 i 2, w postaci dokumentu elektronicznego z wykorzystaniem Informatycznego Systemu Obsługi Budżetu Państwa”.

Podsumowując:
  • Podmioty wpisane do KRS i prowadzące księgi rachunkowe wg UoR, przekazują sprawozdania finansowe za pośrednictwem struktur logicznych do KRS,
  • podmioty nie wpisane do KRS, prowadzące księgi rachunkowe wg UoR (osoby fizyczne) przekazują sprawozdania finansowe za pośrednictwem struktur logicznych do KAS
  • podmioty wpisane do KRS, prowadzące księgi rachunkowe wg MSR, czekają na swoje struktury logiczne, a na razie przekazują sprawozdania finansowe elektronicznie do KRS. Mogą to być skany, lub inne pliki, otwierane przy pomocy programów komputerowych.
  • jednostki podlegające rozporządzeniu o rachunkowości budżetowej, przekazują sprawozdania finansowe elektronicznie, do Informatycznego Systemu Obsługi Budżetu Państwa.

Tyle na razie ile udało mi się ustalić. Jeśli ktoś wie coś więcej, lub inaczej zapraszam do dzielenia się wiedzą w komentarzach.

Przy okazji chcę zwrócić uwagę na fakt tego, że w rzeczywistości w jaką właśnie wkracza księgowość, cenną umiejętnością będzie biegłość w zarządzaniu strukturami JPK, które to są elektroniczną formą danych m.in. w księgach rachunkowych. Dzięki tej umiejętności księgowy będzie potrafił sprawnie zweryfikować dane w księgach rachunkowych z  elektronicznymi sprawozdaniami, generowanymi bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych.

O tym jest szkolenie: Raportowanie w Excelu przy wsparciu struktury JPK_KR, na które serdecznie zapraszam. Obecnie trwa pierwsza edycja kursu podstawowego, która na razie jest bezpłatna.

Raportowanie wsparte strukturą JPK_KR – podstawy


WRZESIEŃ

Życie z plikami JPK – jak sobie radzimy?

Pracując na tzw. froncie mam okazję obserwować różne etapy wdrożeń Jednolitego Pliku Kontrolnego. I choć obowiązek raportowania objął już niemalże wszystkie podmioty, to niektóre firmy są zupełnie nieświadome nowej rzeczywistości w jakiej zaczęliśmy funkcjonować od lipca tego roku. Mało jest takich podmiotów, które świadomie i w sposób zorganizowany projektują procedury wspierające ewidencję księgową w świetle nowych przepisów. Niestety niektórzy podatnicy temat JPK zamykają plikiem JPK_VAT i uznają, że skoro już ten plik wysyłają (bądź biuro rachunkowe za nich), to temat jest ogarnięty.

Warto wiedzieć, że Jednolity Plik Kontrolny, to bardzo duży temat. To nie jest kwestia wysyłania do organów skarbowych danych do kontroli w formie elektronicznej, to przede wszystkim zupełnie inna filozofia prowadzenia księgowości, niż obowiązywała do tej pory. Na tę inną filozofię składa się:

  1. bezwzględnie prawidłowa konfiguracja programu finansowo-księgowego,
  2. opracowanie procedur kontroli ewidencji danych zgodnie z założeniami należytej staranności (Metodyka MF),
  3. rezygnacja z “patchworkowych” systemów informatycznych na rzecz spójnych i współpracujących ze sobą modułów,
  4. zaprojektowanie procedur kontrolnych dla danych wysyłanych do organów skarbowych.

Trzeba zdać sobie sprawę z tego, że JPK wprowadziło rewolucyjną wręcz innowację, która polega na tym, że księgowy nie będzie już przygotowywał sprawozdań i raportów ręcznie, a będą one wysyłane bezpośrednio z programów komputerowych do kontroli skarbowej. Mamy już doświadczenie z plikiem JPK_VAT, którego ręcznie nie przygotujemy, a gwarancją jego poprawności jest tylko prawidłowo skonfigurowany system finansowo-księgowy i kontrolowana ewidencja danych.

Obecnie strukturę JPK_VAT weryfikujemy z deklaracją VAT-7, ale już za chwilę nie będzie deklaracji tylko plik JPK_VDEK, który jednak przed wysyłką warto będzie sprawdzić. No i dane z ksiąg rachunkowych również od 1 lipca mogą być kontrolowane za pośrednictwem JPK_KR, a ponadto to, co zawiera ta struktura musi się uzgadniać z tym, co zostało wysłane w JPK_VAT oraz z tym,  co będzie raportowane strukturą JPK_FA, czy JPK_WB.

Dlaczego o tym piszę? ponieważ w ostatnich dniach miałam okazję brać udział w pracach związanych z przeniesieniem danych z biura rachunkowego do księgowości firmy. Firma zakupiła to samo oprogramowanie, jakie wykorzystywało biuro i dzięki temu można było wgrać wszystkie dane.

Analiza tych danych wykazała, że prawie wszystko jest do poprawienia, począwszy od konfiguracji systemu poprzez księgowania operacji gospodarczych. W tym miejscu chciałabym napisać, że moją intencją nie jest krytyka, ale uczulenie wszystkich na to, że dzisiaj nie ma miejsca na bałagan w systemach księgowych i systemach informatycznych wspierających biznes. Im szybciej zdamy sobie z tego sprawę tym lepiej. Miejmy świadomość tego, że danych z każdym miesiącem przybywa, że z każdym rokiem poprawienie czegokolwiek staje się coraz mniej możliwe.

Za chwilę fiskus zażyczy sobie elektronicznych sprawozdań, których nie będzie możliwe prawidłowe wygenerowanie, przy nieprawidłowo skonfigurowanych systemach informatycznych. W przywołanym wcześniej przykładzie, dane pobrane z biura rachunkowego wykazały absolutną ignorancję osób zajmujących się księgowością. Jeszcze nigdy nie widziałam tak źle zaprojektowanego planu kont, jak właśnie tutaj. Nie wiem jak w innych systemach księgowo-finansowych, ale w tym taki zły plan kont gwarantował niepoprawny bilans i rachunek wyników.

Faktem jest, że księgowi dzisiaj są przytłoczeni zmianami, nowymi przepisami, pracą jaką muszą wykonać, aby zdążyć na czas ze wszystkimi nowymi obowiązkami, ale zachęcam, aby znaleźć czas na to, by porządnie przygotować się do raportowania za pośrednictwem Jednolitego Pliku Kontrolnego. W ramach tego przygotowania, warto zapoznać się z dokumentacją, z której można się dowiedzieć, jakie dane podatnik przekazuje za pośrednictwem plików JPK. Ministerstwo Finansów, przygotowało bardzo ładne broszury, które są dostępne TUTAJ.

Wskazane jest, aby moduły (programu) współpracowały ze sobą. Aby dane wprowadzone w module sprzedażowym czy magazynowym były eksportowane do moduły finansowo-księgowego, bo w ten sposób zapewnimy sobie spójność danych i zgodność danych w strukturach JPK. Ponadto dobrze, by przedsiębiorstwo miało opracowane procedury kontroli wykazujące należytą staranność, a na koniec, by zaplanowano w każdym miesiącu pół dnia, na przegląd danych w strukturach JPK, uzgodnienie ich i zapisanie w specjalnie przygotowanym do tego miejscu na dysku.

Tylko bieżąca, uporządkowana praca, wsparta kompetencjami księgowego daje gwarancję księgowości na najwyższym poziomie. Zaczyna się era księgowych ekspertów i kompetentnych biur rachunkowych. Od dawna o tym mówię, a doświadczenia ostatnich tygodni wyraźnie wskazują na to, że teraz jak nigdy wcześniej brak wiedzy i kwalifikacji jest obnażane natychmiast.


SIERPIEŃ

JPK_VDEK = Deklaracja VAT-7 + JPK_VAT

Od 2019 roku zamiast deklaracji VAT-7 i struktury JPK_VAT, podatnicy podatku VAT będą wysyłali nowy plik: JPK_VDEK. Kolejny krok w cyfryzacji księgowości, kolejny krok w rewolucji, jaka zmienia oblicze pracy księgowego od 2016 roku. Bo to, że mamy do czynienia z rewolucją nie mam najmniejszych wątpliwości. Rola księgowego zmienia się diametralnie i jeśli ktoś tego jeszcze nie dostrzegł, to pora aby inaczej spojrzał na pracę księgowego obecnie i w przyszłości.

W kontekście tematu poruszonego w tej publikacji, można już wskazać te nowe realia otoczenia księgowości, zadając sobie pytanie: jak księgowy przygotowywał i rozliczał podatek VAT z fiskusem do 2016 roku, jak to robi teraz, a jak będzie robił po 2019 roku?

Odpowiadając na tak postawione pytanie, od razu można zauważyć zmiany w procedurze przygotowywania rozliczeń podatku VAT.

Rozliczanie podatku VAT do roku 2016

Księgowy do takiego rozliczenia przygotowywał rejestry VAT z danego miesiąca, prowadzone w komputerze, w Excelu, lub ręcznie. Nie było żadnych wytycznych w tej kwestii. Na podstawie rejestrów, wypełniał odpowiednie pola w deklaracji VAT, którą przygotowywał w formie papierowej, bądź elektronicznej w zależności od obowiązku. Elektroniczna deklaracja mogła być wysłana z programu komputerowego, bądź z portalu Ministerstwa Finansów ePodatki, a papierowa pocztą, lub dostarczona osobiście.

Wszystkie czynności wykonywane były i kontrolowane przez księgowego i to on miał bezpośredni wpływ na to, jak będzie wypełniona deklaracja VAT-7. Jeśli księgowy się pomylił w przygotowywaniu deklaracji, bądź przekazał w niej nieprawdę, wówczas wykrycie tego było możliwe tylko podczas kontroli.

Rozliczanie podatku VAT od 2016 do 2018 roku

W tym okresie, księgowy również analizuje zapisy w rejestrach VAT (jeśli nie odkrył, że struktura JPK_VAT jest dużo lepsza do tego celu), aby przygotować deklarację VAT-7. W związku z tym, że ustawa z 13 maja 2016 roku nakazała prowadzenie rejestrów VAT przy użyciu komputera, deklaracje VAT-7 mają formę elektroniczną. Jeśli podatnik korzysta z programu komputerowego fk, wówczas deklaracja generowana jest automatycznie. Każdy, kto podszedł do zagadnienia strategicznie, zorientował się szybko, że dobrze skonfigurowany program którego używa, daje możliwość tworzenia poprawnych deklaracji, a co najważniejsze zgodnych z zawartością struktury JPK_VAT przygotowanej z tych samych danych. Ci, co opierają swoje działania na prowizorce, przygotowują rejestry VAT w Excelu, korzystają z bezpłatnych rozwiązań Ministerstwa Finansów i wysyłają elektroniczną deklarację VAT-7 z portalu ePodatki. Wcześniej, czy później będą musieli i tak się zmierzyć z tym zagadnieniem i wdrożyć stabilne rozwiązanie, ponieważ ten sposób postępowania jest w stanie obsłużyć tylko bardzo małą firmę, ale i tak niesie duże ryzyko niespójności danych, czy pomyłki. Pisząc o niespójności danych należy mieć na myśli to, że struktura JPK_VAT, musi być spójna z pozostałymi strukturami JPK. Temat duży, który już wcześniej poruszałam w moich publikacjach, ale na pewno jeszcze do niego będę wracać, ponieważ jest bardzo ważny.

Co do kontroli tych danych, to warto zdać sobie sprawę z tego, że od 1 stycznia 2018 roku wszyscy podatnicy podatku VAT są kontrolowani na bieżąco. Fiskus jest w stanie bez problemu analizować źródła danych, zasilających deklarację VAT-7 i bezbłędnie, skutecznie i szybko wyłapać każdą nieprawidłowość. W tym czasie księgowy może sprawdzać kwoty rozliczeń poprzez weryfikację wartości w odpowiednich polach deklaracji VAT-7, porównywanie ich z rejestrami VAT i ewentualnym poprawieniu błędów. Jeśli ktoś potrafi, to może także sprawdzić zawartość struktury JPK_VAT i porównać ją z deklaracją, ewentualnie skorzystać z narzędzi typu eAudytor, aby skontrolować poprawność danych w deklaracji i JPK_VAT.

Zmieniło się jedno: rozliczenia z organami skarbowymi generowane są automatycznie na podstawie wprowadzonych do programów danych. Przygotowanie rozliczenia za pośrednictwem pliku JPK_VAT jest niemożliwe do wykonania ręcznego. Ponadto, podatnik został zobowiązany do prowadzenia kontroli danych podatkowych (faktur VAT), w oparciu o art. 106m ustawy o podatku od towarów i usług. Fakt, przepis ten był już wcześniej, ale od 2016 roku podatnik jest z niego rozliczany. Obecnie każdy przedsiębiorca sprawdza status VAT swoich kontrahentów, która to czynność jest elementem należytej staranności. Dołożenie należytej staranności, powinno być głównym celem ewidencji dokumentów do systemów informatycznych.

Rozliczanie podatku VAT po 2018 roku

Znika deklaracja VAT-7, czyli wizualizacja rozliczenia podatku. Księgowy pozostanie ze strukturą JPK_VDEK, która nie dość, że generuje się automatycznie na podstawie danych z programu komputerowego, bez szansy na ręczne jej przygotowanie, to jej forma (plik XML), nie pozwala na prostą weryfikację danych.

Nie wyobrażam sobie, że jakikolwiek księgowy po wygenerowaniu struktury JPK_VDEK, wyśle ją do US bez sprawdzenia jej poprawności. Lecz jak będzie mógł ją sprawdzić, gdy plik XML nie ma formy przyjaznego wyglądu? I tutaj zaprocentuje znajomość obsługi Excela. Warto wiedzieć, że Excel ma funkcjonalność otwierania plików XML i przyjaznego ich wyświetlania, o czym już wielokrotnie pisałam w moich wcześniejszych publikacjach. Pewnie pojawią się na rynku narzędzia, za pomocą których będzie można przeglądać zawartość JPK_VDEK, ale będą to zapewne rozwiązania komercyjne, za które trzeba będzie zapłacić.

Więc co się zmieni dla księgowych od 2019 roku? Nie będzie możliwe jakiekolwiek ręczne przygotowanie rozliczeń podatku VAT. To, na co będzie miał wpływ księgowy to prawidłowa, z należytą starannością, ewidencja danych do systemów informatycznych, z późniejszą weryfikacją prawidłowości rozliczenia za pomocą np. Excela.

Podsumowanie

Jak widać, specyfika pracy księgowego zmieniła się w ostatnich latach drastycznie. Obecnie księgowy musi znać narzędzia informatyczne, musi umieć projektować procedury kontroli ewidencji danych do systemów komputerowych i wiedzieć jak poruszać się w środowisku automatycznie generowanych sprawozdań, raportów, struktur XML, nad którymi powinien panować i wiedzieć jak nimi zarządzać i je kontrolować.


Luka VAT a propaganda

Z racji swojego zawodu oraz zainteresowań naukowych przeglądam różne fora księgowe poszukując ciekawych wątków. Czasami włączam się do dyskusji, dzieląc się swoimi przemyśleniami. I tak było wczoraj, gdy ktoś wrzucił artykuł o tym, że rząd uruchamia kolejne mechanizmy kontroli podatników. Jak się można było spodziewać, zaraz wzrosły emocje oraz pojawiło się wiele komentarzy o tym, że jest to totalna inwigilacja.

Mój komentarz był następujący: nie dziwcie się takim posunięciom rządu, skoro zostało wyprowadzone z budżetu państwa blisko 200 mld, to rząd musi wdrażać takie kroki. No i za chwilę pojawił się “dyskutant”, który zakwestionował owe 200 mld. Zaatakował personalnie premiera Morawieckiego, zarzucając mu brak kompetencji, a mnie zarzucił posiłkowanie się informacjami, które są propagandą tego rządu…  Właśnie dlatego słowo dyskutant ujęłam w cudzysłów, ponieważ w wypowiedziach tej osoby, nie było ani jednego merytorczynego argumentu, tylko same zarzuty personalne (ad personam). Pomijam już fakt, że ów “dyskutant” ukrył się za anonimowym profilem i dziwnym nikiem, który nie miał nic wspólnego z imieniem i nazwiskiem. Z założenia nie prowadzę rozmów z anonimami, a tym bardziej takimi, którzy nie potrafią prowadzić merytorycznej dyskusji. Np. anonim ode mnie zarządał dowodów na moje twierdzenia (podałam linki), ale gdy ja go poprsiłam o to samo, to napisał, że nie będzie zaśmiecał wątku (!).

Niestety ta wojenka polsko polska wszędzie wchodzi i zawsze znajdzie się ktoś, kto zupełnie nie rozumie idei prawdziwej, rzeczowej dyskusji, a jedyną intencją jest poniżanie interlokutorów. Więc zakończyłam tę rozmowę, bo zupełnie do niczego nie prowadziła, a i anonim w pewnym momencie zaczął mnie obrażać, zarzucając brak kompetencji.

Wracając do tematu. Główny nurt moich badań oraz publikacji, to zagadnienia związane z wdrażanymi spospobami uszczelniania systemu podatkowego takie jak np. JPK, czy kontrole biznesowe i należyta staranność. Niemniej jednak, informacje o skali nadużyć i luce VAT pojawiają się w literaturze w wielu publikacjach, więc trudno zakładać że są to dane propagandowe podawane przez rząd tak, jak to twierdził anonim. Poszukałam źródeł i bez większego wysiłku znalazłam je. Źrodła z którymi już nie można dyskutować (twarde dane),  potwierdzają moją informację o tym, że w ostatanich latach z budżetu państwa wyciekło blisko 200 mld złotych. Według danych z badań Centre for Social and Economic Research, opublikowanych w IHS Institute for Advanced Studies w Austrii, w Polsce w latach 2011-2015 luka VAT wyniosła:

  • 2011 – 31 923 mln PLN
  • 2012 – 42 807 mln PLN
  • 2013 – 41 744 mln PLN
  • 2014 – 40 650 mln PLN
  • 2015 – 40 858 mln PLN

co daje w sumie 197 982 mln, czyli blisko 200 mld. To jest kwota, którą podałam wczoraj w moim komentarzu. Źródło znajduje się tutaj (Study and reports on the vat gap 2017). Zachęcam do zapoznania się, bo materiał jest ciekawy. Jest to opracowanie z 2017 roku, dotyczące lat 2011 – 2015. Dane o Polsce podane są na stronie 44, natomiast cały dokument dotyczy wszystkich krajów UE. Można sobie przejrzeć jak Polska wygląda na tle innych państw UE. W mojej opinii – słabo, na szarym końcu. Na stronie 44 dane podane są w PLN, natomiast na stronie 19 w dokumnecie, podane są dane zbiorcze, gdzie nasza luka podana jest w EUR.

Podsumowując, nie zmianiam mojej opinii w sprawie wdrażania przez rząd instrumentów, za pośrednictwem których rząd uszczelania system podatkowy. Rozumiem to w aspekcie gospodarczym i ekonomicznym, a nie politycznym, jak to niektórzy próbują sugerować. Tak to jest, że niewielu kradnie, ale cierpi cała społeczność. Róbmy swoje dobrze, to może świat dzięki temu stanie się lepszy.


LIPIEC

Kolejna zadowolona firma z raportami zasilanymi strukturą JPK_KR

Z coraz większym przekonaniem mogę zapewniać, że struktura JPK_KR jest wspaniałym źródłem danych dla wszelkiego rodzaju raportów. Kolejny raz widziałam zdziwienie na twarzach zarządu firmy, gdy opowiadałam o tym, że wszystkie raporty, jakie potrzebują zostaną zaprojektowane w Excelu i zasilone danymi ze struktury JPK_KR. To niedowierzanie widzę wciąż. I pytania: a my mamy tę strukturę JPK_KR? A czy na pewno da się? A myśmy myśleli, że JPK to dane dla urzędów i tylko służą organom skarbowym.

Po raz kolejny chcę głośno powiedzieć, że przedsiębiorstwa dzięki JPK dostały wspaniałe narzędzie do zasilania raportów. Przy przynajmniej średnim poziomie znajomości obsługi arkusza kalkulacyjnego można z JPK wycisnąć wszystko.

Obecnie zakończony projekt: firma potrzebowała podzielenia sprawozdań rachunek wyników oraz zestawienie obrotów i sald na miejsca powstawania kosztów. Pierwszym krokiem, jaki trzeba było wykonać, to odpowiednio zaprojektowany plan kont. Na pierwszym poziomie analityki zostały umieszczone konta, które identyfikowały MPK (cztery). Dalej, plan kont został rozbudowany już według potrzeb informacyjnych, ale we wszystkich MPK tak samo.

Kolejny krok, to przygotowanie skoroszytu w Excelu z pięcioma arkuszami z rachunkami wyników oraz pięcioma z zestawieniami obrotów i sald. Cztery dla każdego MPK, a piąty dla wspólnych raportów, wyposażonych dodatkowo także w komórki, w których wpisane zostały formuły sprawdzające poprawność poszczególnych raportów dla MPK i raportu wspólnego. Wprowadzanie kont, z których pobierane są dane do poszczególnych sprawozdań, zostało zautomatyzowane tak, aby Użytkownik mógł sam wykonać tę czynność, bez wchodzenia w formuły Excela.

Rachunek zysków i strat dla MPK – 1
Zestawienie Obrotów i sald dla MPK – 1
Rachunek Zysków i Strat – całościowy dla firmy z formułami kontrolującymi
Zestawienie Obrotów i Sald dla całej firmy, z formułami kontrolującymi

Wykonanie takiego zestawu raportów zajęło mi jeden dzień pracy.

A jak można korzystać teraz z raportów? Banalnie: wystarczy wygenerować strukturę JPK_KR z programu finansowo księgowego, a następnie wczytać ją (dwa kliknięcia) do skoroszytu. Reszta w klika sekund wykonuje się sama.

Uśmiech Klienta, błysk w jego oku i zadowolenie, daje mi naprawdę wielką satysfakcję.

Postanowiłam przygotować szkolenie z projektowania raportów w Excelu, które są zasilane właśnie strukturą JPK_KR.

Będę chciała przedstawić na tym szkoleniu:

  • wiedzę o strukturze JPK_KR,
  • sposoby konfigurowania systemu księgowego dla pobierania danych potrzebnych do raportów,
  • przykłady projektów raportów z omówieniem jak je wykonać,
  • prezentacje krok po kroku od najłatwiejszych do trudnych.
  • będą materiały (arkusze excela oraz instrukcje) i podręcznik.
  • szkolenie będzie w formie filmów do obejrzenia w dowolnym momencie.

Można już teraz się zapisywać. Zapraszam też do przekazywania sugestii na temat tego, jakie raporty zaprezentować na szkoleniu. Ciekawe propozycje omówię i przedstawię jak wykonać raport oraz jak zaprojektować procedurę zasilania go danymi ze struktury JPK_KR.

Szkolenie będzie dostępne od września 2018. Cena 175,00.

Zgłoszenie na szkolenie

Raporty i analizy finansowe

Na samym początku, gdy przedsiębiorstwa zaczynały korzystać z programów komputerowych, poszukiwały takich, które je wesprą w fakturowaniu, rozliczaniu z urzędem skarbowym czy w naliczaniu płac.

Większe przedsiębiorstwa, niemalże od razu, nie tylko oczekiwały od systemów informatycznych możliwości wprowadzania danych, ale również korzystania z różnego rodzaju raportowania (analizy danych). Duże przedsiębiorstwa, będąc bardziej bogate, mogły od razu korzystać z wszelkich dobrodziejstw komputeryzacji. Nie od dziś wiadomo, że bieżąca analiza tego, co się dzieje w przedsiębiorstwie w oparciu o dobrze zaprojektowane raporty, jest nieocenionym wsparciem w podejmowaniu decyzji zarządczych.

Natomiast, mniejsze przedsiębiorstwa zazwyczaj nie dysponują odpowiednimi środkami finansowymi czy kompetencyjnymi, aby u siebie wdrażać narzędzia do analizowania danych i swoje decyzje opierają na intuicji i doświadczeniu.

Jednak, za sprawą postępującej informatyzacji, otwiera się coraz więcej możlwości i to, co jeszcze niedawno było niedostępne dla wielu podmiotów, dziś staje się powszechnym standardem, który może być wykorzystany dla pożytku wszystkich.

Tym standardem jest Jednolity Plik Kontrolny #JPK. Obecnie, JPK, większości kojarzy się tylko i wyłącznie z podatkami. A to jest błąd. JPK, to wspaniałe źródło danych, za pomocą któego można projektować raporty, nawet bardzo zaawansowane.

Już od pewnego czasu próbuję tym tematem zainteresować i początkowo w ogóle nie widzę zaintereoswania. Wszystko się zmienia, gdy na zapotrzebowanie raportowe dostaraczam gotowy raport, właśnie oparty o strukturę JPK_KR. Wówczas ten konkretny przedsiębiorca dopiero otwiera szeroko oczy z niedowierzaniem, ale też z radością.

Kończy się era niedostępności narzędzi cotrollingowych czy narzędzi do analiz finansowych. Każdy przedsiębiorca ma to w ramamch standardu w swoich programach komputerowych do prowadzenia księgowości, wystawiania faktur, czy prowadzenia magazynu. Ograniczeniem są tylko umiejętności obsługi arkusza kalkulacyjnego.

Polecam książkę, w której przedsatwione jest wprowadzenie do raportowania ze struktury JPK_KR. Zachęcam do kontaktu.


CZERWIEC

Waluty w strukturze #JPK_KR

Już niedługo, bo od 1 lipca 2018 roku, żaden przedsiębiorca, który prowadzi swoje księgi podatkowe przy pomocy komputera (art. 193a OP), nie będzie mógł odmówić żądaniu urzędu skarbowego, o przekazanie jego danych biznesowych za pośrednictwem struktur JPK. Pewnie już wszyscy to wiedzą, ale dla przypomnienia podam, że struktur jest siedem, z czego łącznie może wystąpić pięć.

Dla księgowych, którzy prowadzą pełną księgowość, kluczową strukturą jest JPK_KR. Oczywiście pozostałe struktury JPK również są ważne (chociażby z powodu tego, że dane muszą być spójne), ale moim założeniem jest systematyczne wprowadzanie w zagadnienia JPK, rozpoczynając od JPK_KR oraz JPK_VAT.

Wspólną częścią wszystkich struktur jest ich budowa. Każdy JPK składa się z nagłówka, sekcji merytorycznej oraz sekcji kontrolnej. W nagłówku umieszczone są dane podatnika, a także dane, które identyfikują przekazane dane, takie jak kod formularza, cel złożenia, okres jakiego dotyczą dane, czy waluta w jakiej prezentowane są dane. I właśnie to waluta jest tematem niniejszego artykułu.

Struktura JPK_KR przekazuje dane z ksiąg rachunkowych, a księgi rachunkowe zgodnie z Ustawą o Rachunkowości, to:

  • Zestawienie obrotów i sald,
  • Dziennik,
  • Zapisy.

Zgodnie z ustawą, również dane w JPK_KR są raportowane głównie w walucie polskiej, lecz trzeba wiedzieć, że podatnik w tej strukturze, przekaże do organów skarbowych również kwoty w walutach, jeśli takie się pojawiły w księgach rachunkowych. Kwoty w walutach umieszczone są w jednym wierszu z kwotami w PLN po przeliczeniu przez kurs. Ale w JPK_KR, ani w żadnej innej strukturze nie ma pola, w którym podawany byłby kurs według którego zostało dokonane przeliczenie.

Taka prezentacja, jest możliwa tylko wówczas, gdy program z którego została wygenerowana struktura JPK_KR, posiada również możliwość automatycznego przeliczania wartości walutowych na wartości PLN, jednocześnie wiążąc te wartości ze sobą.

Rozmawiając z księgowymi na temat struktur JPK, ciągle podkreślam jak ważna jest to, aby księgowy znał zawartość struktur JPK. Księgowy musi wiedzieć, jakie dane przekazuje do fiskusa, aby mógł o nie we właściwy sposób zadbać. Jeśli chodzi o wartości walutowe, to tak jak wcześniej wspomniałam, nie ma żadnego pola w JPK, które podawałoby wg jakiego kursu dana wartość została przeliczona. W związku z tym, wydaje mi się, że warto podawać (np. w opisie operacji), chociaż nr tabeli z której pobrano kurs, lub inny dokument który był źródłem kursu dla przeliczenia wartości walutowej.

Im bardziej nasze dane pobrane z programów komputerowych do struktur JPK, będą transparentne, tym łatwiej będzie je zinterpretować podczas kontroli prowadzonej, czy to przez fiskusa czy innych audytorów.


Zawód księgowy

Wiele razy o tym już pisałam, że po ostatnich zmianach w prawie w zawodzie księgowego powinny pracować tylko kompetentne i dobrze przygotowane do tej pracy osoby. Bardzo, ale to bardzo często widzę, że księgowy w przedsiębiorstwie w ogóle nie jest doceniany. Moja praca polega na realizacji projektów w przedsiębiorstwach, które dotyczą przede wszystkim księgowości, ale także controllingu. Z racji tego doświadczenia miałam okazję poznać dziesiątki księgowych, poznać ich pracę, obowiązki, a także relacje z zarządem. Niestety muszę stwierdzić, że rzadko widziałam uznanie i szacunek dla pracy księgowego. Dużo częściej było to zmuszanie księgowych do pracy ponad ich możliwości i siły, nie zawsze za wynagrodzenie odpowiadające ich zaangażowaniu.

Faktem jest, że środowisko księgowych w pewnym sensie samo sobie zawiniło, ponieważ pracę księgowego często podejmowały osoby w ogóle nie przygotowane, z założeniem, że w trakcie pracy się dokształcą. Ja w swojej pracy spotykałam różnych księgowych: i bardzo zdolnych, świetnie wykształconych i dobrze przygotowanych, ale też takich, którzy sobie kompletnie nie radzili i oczekiwali zewsząd pomocy.

W ostatnim czasie wiele się zmieniło i z moich obserwacji wnioskuję, że wciąż spora grupa osób zupełnie nie zdaje sobie sprawy z tej zmiany. Główna zmiana jest taka, że praktycznie cała księgowość każdej firmy, już za chwilę będzie monitorowana. Może nie w czasie rzeczywistym, ale poprzez obowiązek raportowania na życzenie organów skarbowych, plików JPK. “Na życzenie”, oznacza w każdej chwili. Dane, jakie przedsiębiorstwo przekaże do urzędu będą kontrolowane przez komputery, a konkretnie odpowiednie algorytmy w specjalnie do kontroli przygotowanym programie. Wszystko co tylko trafi do systemów komputerowych przedsiębiorstwa, od 1 lipca 2018 roku może być skontrolowane poprzez różne perspektywy i kryteria analityczne. Oznacza to jedno, że dane jakie są ewidencjonowane w programach firm, muszą być kontrolowane pod kątem ich poprawności i zgodności z przepisami zanim zostaną zaewidencjonowane.

Nie ma teraz miejsca i czasu na naukę księgowości podczas pracy w księgowości, chyba że pod okiem innego księgowego – specjalisty. Każdy błąd, każda nieprawidłowość może drogo kosztować. Ponadto, dane jakie fiskus może zażądać od księgowego (JPK_KR – księgi rachunkowe), muszą być spójne z danymi, jakie kolekcjonują w dziale sprzedaży (JPK_FA – faktury sprzedaży) oraz z danymi, jakie posiada magazyn (JPK_MAG – magazyn). Dodatkowo, księgowy musi zadbać o to, aby jego dane z ksiąg rachunkowych uzgadniały się z danymi, jakie już wysyła od jakiegoś czasu w postaci plików JPK_VAT.

Jak widać, aby zapanować nad wszystkim potrzebna jest nie tylko wiedza, kompetencje, ale również dobra organizacja pracy, dobra wymiana danych pomiędzy działami, współpraca, a także spójne oprogramowanie w przedsiębiorstwie. Zarządy przedsiębiorstw powinny we własnym interesie pochylić się nad tym tematem. A temat elektronicznej wymiany danych z fiskusem w postaci plików w formacie XML (JPK), pobieranych bezpośrednio z programów komputerowych, jest naprawdę dużym wyzwaniem.

To, jak bardzo temat jest ignorowany widzę na co dzień. Czy naprawdę musimy się sparzyć, aby się czegoś nauczyć? Mało jest dziś zawodów, których poprawność wykonywania jest tak kontrolowana jak zawód księgowego. Warto wziąć to sobie do serca.

Podsumowując: dzisiaj każde przedsiębiorstwo, które zgodnie z art.193a ordynacji podatkowej, ma obowiązek raportowania do organów skarbowych za pośrednictwem plików JPK, powinno:

  • posiadać oprogramowanie posiadające funkcjonalność generowania struktur JPK,
  • oprogramowanie powinno być ze sobą spójne, wymieniające dane,
  • przygotować procedury kontrolowania danych, które zapobiegną ewidencji niepoprawnych i niezgodnych z przepisami danych,
  • posiadać kompetentnych pracowników.

Doskonale sobie zdaję sprawę z tego, że życie toczy się czasami zupełnie innymi torami niż byśmy sobie tego życzyli, ale pamiętajmy że zawsze można wybrać. Może nie dziś, ale już niedługo kompetentny księgowy będzie poszukiwany i dobrze wynagradzany, bo tylko taki zapewni przedsiębiorstwu komfort spokojnej realizacji jego celów biznesowych.


JPK_FA i inne struktury od 1 lipca 2018

Gdy zobaczyłam wczoraj wątek na temat obowiązku posiadania możliwości wygenerowania struktury JPK_FA po 1 lipca 2018 roku, to ręce mi opadły do ziemi. I jak to mówi pierwsza zasada prawidłowo prowadzonej dyskusji, że argumenty muszą być merytoryczne, a nie ad personam, więc nie będę się skupiała na wypowiedziach osób, które powinny jednak być w temacie specjalistami, a przedstawię właśnie zagadnienie od strony merytorycznej.

To prawda, że polskie przepisy są skomplikowane, to prawna że ciężko się je czyta i trudno interpretuje. To wszystko prawda, ale akurat art. 193a Ordynacji Podatkowej jest naprawdę prosty i logiczny. Nie ma tutaj odwołań do innych przepisów, nie ma jakichś zawiłości, są 3 punkty, które pozwolę sobie przytoczyć i poniżej pomóc zinterpretować:

Art. 193a. Ordynacja podatkowej:

  • 1.

W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

  • 2.

Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

  • 3.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, sposób przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych, części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których księgi, części tych ksiąg oraz dowody księgowe mogą być zapisane i przekazywane, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach oraz potrzebę ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

Paragraf pierwszy wskazuje, że podatnik który prowadzi swoje księgi podatkowe przy pomocy komputera, jest zobowiązany do przekazywania swoich ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej. Paragraf drugi z kolei wskazuje na formę tego elektronicznego przekazu, jakim jest Jednolity Plik Kontrolny w postaci siedmiu struktur (tak to przedstawia przywołana dokumentacja). Oczywiście nie wszystkie siedem struktur obowiązuje podatnika, tylko te które go dotyczą. Jak nie ma magazynu, to struktura JPK_MAG go nie dotyczy. Ale zwracam uwagę, że w paragrafie drugim jest powtórzone, że podatnik będzie przekazywał swoje księgi podatkowe oraz dowody księgowe. Właśnie z tego powodu opadły mi ręce gdy czytałam wypowiedzi niektórych księgowych. No bo jak można twierdzić, że podatnik pomimo, że księgi ma prowadzone przez biuro w komputerze, to nie musi być gotowym na przekazanie struktury JPK_FA, bo faktury wystawia ręcznie? Mało tego, padają też twierdzenia, że żaden przepis nie nakazuje wystawiania faktur elektronicznie.. A czymże są te faktury, jak nie dowodami księgowymi? I o czym mówi art. 193a OP?

Ten artykuł obowiązuje od przeszło dwóch lat i naprawdę był czas, aby go dobrze przeanalizować. Dzisiaj wszyscy rozsądni podatnicy już spokojnie czekają na wybicie godziny zero. Na początku wprowadzenia obowiązku JPK było wiele wątpliwości, pytań i to było zrozumiałe, ale dziś każdy już powinien doskonale wiedzieć jak zinterpretować art. 193a OP.

Podczas moich szkoleń, jakie prowadzę zawsze proszę, aby każdy wyobraził sobie, że jest 2025 rok… czerwiec… mamy wykupiony urlop, spakowane walizki… przychodzimy do pracy w piątek, ostatni dzień przed urlopem, a tutaj w skrzynce mailowej informacja, że mamy do końca dnia (wersja pesymistyczna), do poniedziałku rano (wersja optymistyczna) przesłać do US: JPK_KR, JPK_FA, JPK_WB i ewentualnie JPK_MAG, za ostatnie trzy lata. No nie chcę być w skórze tych, którzy założyli sobie, że nie muszą generować struktury JPK_FA, bo faktury wystawiają ręcznie. Nie chciałabym być w skórze biura rachunkowego, które powiedziało swojemu klientowi, że nie musi wystawiać faktur elektronicznie, skoro wystawia je ręcznie, nie chciałabym być w skórze tego podatnika, który na bieżąco nie weryfikował i nie sprawdzał swoich ksiąg i nie ma na bieżąco zamykanych okresów obrachunkowych.

Na koniec warto wiedzieć, że strukturę JPK_WB przygotowuje bank i tutaj nawet trudno mówić o warunku z pierwszego paragrafu art., 193a, bo ta struktura będzie dostępna i możliwa do przekazania do US nawet przez takie podmioty, które swoje księgi podatkowe prowadzą ręcznie.


JPK_KR – elektroniczne księgi rachunkowe

Wielkimi krokami zbliża się 1 lipca 2018 roku, a wraz z tą datą zbliża się moment, gdy od podatnika mogą być zażądane przez fiskusa kolejne struktury JPK. Do tej pory tylko podatnicy VAT raportowali swoje transakcje zakupu i sprzedaży poprzez strukturę JPK_VAT w cyklu miesięcznym. Ale warto wiedzieć, że ta struktura jest najmniejszą i najprostszą do sprawdzenia. Jej cykliczność i obowiązkowość ma również aspekt pozytywny, ponieważ sprawia że podatnik na bieżąco weryfikuje dane związane z podatkiem VAT i jeśli prowadzi uczciwą działalność, to z każdym miesiącem coraz mniej może się obawiać o jakieś nieprzyjemne zdarzenia związane z rozliczeniami tego podatku. Dochodzą rozwiązania typu split payment, Maetodyka należytej staranności, czy system STIR, które powinny także wspomóc podatnika w opanowaniu tematu rozliczeń podatku VAT.

Jednak kolejne struktury JPK to jest prawdziwe wyzwanie dla księgowych i osób zaangażowanych w ewidencję danych w systemach informatycznych przedsiębiorstwa. Wydawać by się mogło, że skoro zainicjowanie tematu JPK odbyło się 2 lata temu, to dziś każdy już wie o co w tym chodzi i ze spokojem podchodzi do zagadnienia, będąc przygotowanym do sprostania wymogowi raportowania za pośrednictwem plików JPK. Ale rzeczywistość jest okrutna i wcale nie odpowiada oczekiwaniom. Podatnicy zasypani przez Ustawodawcę licznymi obowiązkami, potocznie mówiąc nie wiedzą „w co ręce włożyć” i uruchamiają kolejne swoje ustawowe obowiązki na zasadzie „gaszenia pożarów”, bez planu działania, bez systematycznego wchodzenia w temat, czy w sposób profesjonalnego zarządzania zmianą.

Rozumiem to, bo na co dzień pracuję z przedsiębiorcami i znam ich specyfikę działania. Przeważająca większość z nich, chce po prostu robić swoje i nie zawracać sobie głowy sprawami, których najzwyczajniej w świecie najczęściej nie rozumie.

Oto typowa sytuacja w firmie średniej wielkości, która ma swój dział księgowości (7 osób zatrudnionych), dział controllingu (3 osoby zatrudnione) oraz inne działy bezpośrednio związane z działalnością, takie jak: dział handlowy, magazyn, marketing. Rozmawiam z główną księgową, próbując uzmysłowić jej, jakie procedury powinna wdrożyć od 1 lipca, aby na bieżąco kontrolować dane w systemach informatycznych i uzgadniać je z zawartością struktur JPK. Uczulam na to, że struktura na żądanie oznacza, że fiskus może o nią poprosić w każdej chwili, że może poprosić o dane z kilku lat, że w momencie gdy poprosi o strukturę już nic w niej nie poprawimy, ponieważ fiskus będzie chciał porównać to, co ma u siebie w  swojej bazie w obszarze rozliczeń podatkowych, ze źródłami tych danych u podatnika. Bez bieżących prac sprawdzających dane, nie uda się podatnikowi opanować tematu. I co widzę? panikę w oczach księgowej. Nagle do niej dociera z czym za moment będzie musiała się zmierzyć.

Moje obserwacje budzą duży niepokój, ponieważ spotkałam do tej pory tylko jedną księgową, która mi powiedziała, że temat ma opanowany i już zaczęła wdrażać procedury kontrolne danych w strukturze JPK_KR. Udało mi się też wesprzeć utworzenie takich procedur  w kilku działach księgowości, ale to tylko kropla w morzu. Przychodzą kolejne dni, odwiedzam kolejne działy księgowości i znów widzę to przerażenie w oczach, gdy zaczynam opowiadać o tym, z czym za chwilę będą się musiały zmierzyć działy księgowe.

Dochodzi jeszcze do tego temat kompletnie nieuświadomionych prezesów firm, którzy zupełnie nic nie wiedzą o tym, że w ich firmie od 1 lipca będzie oko wielkiego brata fiskusa. Tajemnicą poliszynela jest to, że firmy żonglują kosztami i nie rozliczają zbyt rzetelnie swoich zaliczek na podatek dochodowy. Właśnie to żonglowanie kosztami jest domeną prezesów i zarządów firm, bo księgowe o wiele bardziej wolałyby wszystko robić na bieżąco i prawidłowo. Więc jak prezesowi teraz powiedzieć, że koniec z takimi praktykami?

Aby temat troszkę uspokoić, chciałabym powiedzieć też o tym, że struktura JPK_KR to również wspaniałe narzędzie, jakiego do tej pory nie miały działy księgowości, borykając się często z danymi historycznymi, gdy były one w innym programie, czy w formie papierowej, lub gdy miały być one przekazane do audytu. Możliwość zapisania ksiąg rachunkowych w ustandaryzowanej formie elektronicznej to prawdziwy skarb, o którym piszę w mojej najnowszej książce JPK_KR z Excelem, która będzie dostępna już pod koniec czerwca.

Zachęcam księgowe i nie tylko księgowe, do pochylenia się nad tematem. Służę swoją wiedzą i doświadczeniem każdemu, kto tego będzie potrzebował.


MAJ

Należyta staranność – temat ważny i rozwojowy.

Od samego początku uszczelniania systemu podatkowego, przed przesiębiorcami stawiane są coraz to nowe obowiązki. Trzeba od razu jasno stwierdzić, że obowiązki te są niemałymi wyzwaniami, wyzwaniami które pociągają za sobą nie tylko ponoszenie kosztów, czy konieczność podnoszenia kompetencji, ale też być może przeorganizowania przedsiębiorstw, czy gruntowną zmianę podejścia do rozliczeń podatkowych z urzędami.

Można założyć, że duże przedsiębiorstwa poradzą sobie z wprowadzeniem ich organizacji w zupełnie nową rzeczywistość, jednak dla podmiotów sektora MŚP czy mikro, może to być naprawdę trudne do zrealizowania.

Przede wszytkim, trzeba wyjaśnić na czym polega ta nowa rzeczywistość dla przedsiębiorstw. Można to wyrazić krótko stwierdzeniem, iż kończy się era ręcznego przygotowywania sprawozdań, deklaracji i raportów do urzędów. Innymi słowy, podatnik nie będzie już mógł w dowolny sposób przygotowywać swoje dane związane z rozliczaniem podatków, a będzie to za niego wykonywał odpowiedni algorytm w systemie informatycznym. Algorytm ten, ma za zadanie pobierać dane z systemu informatycznego i zapisywać je w ustandaryzowanych plikach, które następnie mają być przekazywane do organów skarbowych. Pliki te, to znane już od lipca 2016 roku struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego. Nie jest możliwe ręczne modyfikowanie tych danych. Jeśli podatnik zauważy jakiś błąd w danych zapisanych w JPK, musi go poprawić w swoim systemie informatycznym i ponownie wygenerować plik JPK, który zostanie zasilony poprawionymi danymi. Ministerstwo Finansów już zapowiada zlikwidowanie deklaracji VAT-7 i zbieranie danych o podatku VAT tylko za pomocą struktury JPK_VAT.

Te nowe wymagania Ministerstwa Finansów wobec przedsiębiorców, przede wszystkim spowodują to, że w krótkim czasie bedą oni musieli zinformatyzować swoje firmy.

Kolejną konsekwencją tej nowej rzeczywistości, jest zupełnie inna forma kontroli skarbowej. Dotychczasowe kontrole, czynności sprawdzające i inne audyty podatkowe, zamieniają się de facto w monitoring, czyli ciągły nadzór i bieżącą weryfikację poprawności rozliczeń podatkowych.

Oczywistym stało się, że obecnie dla uczciwych podatników najważniejszą kwestią będzie dbałość o dane, jakie są wprowadzane do ich systemów informatycznych. I tutaj pojawia się należyta staranność, która na razie objeła tylko podatek VAT, ale zaraz zacznie obowiązywać także wobec podatku dochodowego.

Niestety, rozmowy z przedsiębiorcami i innymi osobami zaangażowanymi w tym temacie, uzmysławiają, że mało kto zdaje sobie sprawę z tego, czym tak naprawdę jest należyta staranność i o co w niej chodzi.

Punktem wyjścia do tego zagadneinia, na pewno może być opublikowana 25 kwietnia 2018 roku przez Ministerstwo Finansów, Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych, zwana Metodyką. Już sam tytuł sugeruje pewne  ograniczenia tego opracowania, ponieważ wskazuje na to, że można w nim znaleźć tylko zagadnienia dotyczące transakcji krajowych i nabycia towarów. Gdzie usługi? Gdzie nabycia wewnątrzwspólnotowe, import? Uczestnicy konsultacji podatkowych, w wyniku których powstała wspomniania Metodyka postulowali, aby lista przesłanek należytej staranności obejmowała nie tylko zakup krajowy. Ponadto postulowano, by lista objęła także sprzedaż, dostawy wewnątrzunijne oraz eksport. Analiza opinii uczesnitków dyskusji oraz materiałów Ministerstwa Finansów dołączonych do tej dyskusji, pozwala na wyłonienie blisko 200 czynności, jakie zostały uznane przez podmioty zaangażanowane w konsultacje podaktowe, jako warte włączenia do czynności związanych z należytą starannością.

Jeśli dodać, że całe to przedsięwzięcie dotyczyło tylko podatku VAT, to naprawdę nie trudno sobie wyobrazić, jak wielkim zagadnieniem jest zaprojektowanie procedur kontrolnych dla wszystkich rozliczeń podatkowych tak, aby fiskus nie mógł zarzucić podatnikowi braku należytej staranności.

W przygotowanej Metodyce zostało zamieszczone nastepujące stwierdzenie: „niepodjęcie tych działań[1] także nie powoduje automatycznie utraty prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT. W przypadku kwestionowania rozliczeń w podatku VAT, podatnik może wykazywać, że dochował należytej staranności przy zawieraniu transakcji w dowolny inny sposób”. To oznacza, że organy skarbowe zdają sobie sprawę  tego, iż różnorodność rzeczywistości gospodarczej, może powodować konieczność innej, niż w Metodyce kontroli formalnej czy kontroli transakcji. Innymi słowy: podatnik powinien przygotować procedury kontroli danych takie, aby z jednej strony zmniejszyć ryzyko relacji z nieuczciwym kontrahentem do minimum, a z drugiej strony, by w wypadku nawiązania już takiej relacji mógł wykazać, że dołożył należytej staranności, aby zidentyfikować oszustwo podatkowe.

Na koniec, warto też zwrócić uwagę na to, że w całej Metodyce jest wyraźne wskazanie, iż kontrolę z należytą starannością należy wdrażać podczas zawierania transakcji. Oznacza to, że ta kontrola powinna się odbywać przed wystawieniem dokumentów takich jak: umowa, zamówienie, czy faktura. Konsekwencją tego, powinna być zmiana podejścia do czynności kontrolnych z należytą stararnnością. Do tej pory czynnościami tymi byli obarczeni księgowi, lecz z Metodyki wynika, że to jest niepoprawne podejście, które może się spotkać z zarzutem braku dołożenia należytej staranności. Obrazowo, można to przedsatwić za pomocą porówniania do kucharza, który sprawdza przepis na potrawę, już po wrzuceniu wszystkiego do garnka.

Podsumowując, trzeba stwierdzić, że ta nowa rzeczywistość, która za pośrednictwem Jednolitego Pliku Kontrolnego sprawiła, że podatnicy teraz muszą dochować należytej staranności, by w żadnym razie nie dopuścić do tego, aby w ich systemach informatycznych znalazły się niepoprawne dane, jest naprawdę dużym wyzwaniem dla nich na najbliższy czas. Dobra wiadmość jest taka, że efektem tych wszystkich działań, powinny być uporządkowane procesy biznesowe w organizacji, poprawne i zgodne z przepisami dane w systemach informatycznych, zmniejszenie ryzyka nawiązania współpracy z nieuczciwymi kontrahentami oraz zdecydowane podniesnie kompetencji wszystkich osób zaangażowanych.

[1] Wskazanych w Metodyce


JPK i należyta staranność

Należyta staranność, o jakiej mówi Ministerstwo Finansów i w związku z którą stowrzyło Metodykę w zakresie oceny dochowanie należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych, dotyczy tylko struktury JPK_VAT, czyli wszystkiego, co jest związane z rozliczaniem podatku VAT. Metodyka, jaka została przedstawiona przez Wiceministra P. Gruzę, również nie jest tym na co czekali podatnicy. Niemniej jednak trzeba sobie jasno zdać sprawę z tego, że zarówno wdrożenie Jednolitego Pliku Kontrolnego, jak stosowanie należytej staranności, wprowadzi wiele nowych wyzwań w życiu przedsiębiorców.

Pierwsza kwestia jest taka, że Metodyka MF, nie jest procedurami do wykonania dla przedsiębiorców, aby mieli pewność, że nikt nie zarzuci im braku należytej staranności w rozliczeniach z fiskusem, a są to wytyczne dla urzędników skarbowych, co mają sprawdzać podczas kontroli. Oczywiście, jeśli podatnik wie z Metodyki, co urząd będzie sprawdzał, to i powinien wiedzieć, jak prowadzić swoją działaność, aby niczego mu nie zarzucono w kwestii rozliczeń podatku VAT.

Przeglądając Metodykę, łatwo również zauważyć, że wszystkie czynności, jakie tam są opisane, powinny być wykonane przed nawiązaniem relacji z kontrahentem. Obecnie wyglądało to tak (w większości przypadków), że przedsiębiorca robił swoje – tak jak wcześniej – dostarczając dokumenty swoich działań do księgowości i dopiero księgowość weryfikowała czy faktury są poprawne, czy kontrahenci je wystawiający są bez zarzutu i w przypadku spostrzeżenia nieprawidłowści, wycofywała faktury z rejstru VAT, nie odliczając podatku. Taka kontrola, wg Metodyki jest kontrolą formalną.

Pomijam już fakt, że kontrola przez księgowego jest zdecydowanie spóźniona, bo przedsiębiorca już raczej nie jest w stanie wycofać się z transakcji i ponosi realne starty w postaci braku możliwości odliczenia podatku VAT, ale jest inna ważna rzecz, którą trzeba tutaj podkreślić: Metodyka wskazuje również kontrolę wg kryteriów transakcyjnych, którą również trzeba wykonać, aby dotrzymać należytej staranności. Księgowy takiej kontroli zupełnie nie jest w stanie wykonać. To nie jego dziedzina. Wynika z tego jeden wniosek: albo przedsiębiorca będzie sam kontrolował zgodnie z należytą starannością swoje działania w biznesie, a do księgowości przekazywał dokumenty już po pełnej weryfikacji wszystkiego zgodnie z Metodyką, albo zatrudni specjalistę, eksperta, który będzie zajmował się kontrolą i sprawdzaniem transakcji i będzie to wykonywał z należytą starannością. Innej opcji raczej nie ma. Obowiązek kontroli transkacji, zanim do nich dojdzie, nie leży w kompetencji księgowych.

Druga ważna kwestia, to sprawa podejścia do działaności gospodarczej z należytą starannością w szerokim aspekcie. W efekcie wdrożenia JPK, wszelkie ewidencje, czy to księgowe, czy handlowe, czy magazynowe, staną przed organami skarbowymi otworem. Tutaj już na pewno kompetencje księgowych bardzo się przydadzą, ponieważ to oni w dużej mierze odpowiadają za to, jakie dane będą wprowadzone do systemów informatycznych. A dane, jakie tam się znajdą muszą być zgodne z przepisami, poprawne i transparentne. Nie ma możliwości generowania struktur JPK ręcznie, są one tylko i wyłącznie zasilane danymi z programów komputerowych.

Jak widać wiele zmian przed przedsiębiorcami. Myślę, że trzeba na to patrzeć pozytywnie, ponieważ należyta stranność, z jaką powinniśmy wykonywać wszystko co robimy, wcześniej czy później nam się odpłaci w postaci uporządkowania, większych kompetencji oraz poczucia bezpieczeństwa.


KWIECIEŃ

Czy Metodyka przygotowana przez Ministerstwo Finansów wspiera przedsiębiorców?

Na wstępie chcę zaznaczyć, że daleka jestem od krytykowania przedstawionej 25 kwietnia 2018 roku Metodyki w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych. Jednak trzeba jasno powiedzieć, że nie na to czekali przedsiębiorcy. Analizując opinie zgłoszone w konsultacjach podatkowych dotyczących należytej staranności, można dostrzec, że uczestnicy zwracali uwagę na to, iż to organy skarbowe mają niezbędne narzędzia, za pomocą których mogą weryfikować kontrahentów.

Niemalże 30% uczestników konsultacji postulowało o dostęp do kompleksowych i na bieżąco aktualizowanych baz danych, w których przedsiębiorca mógłby wyczerpująco sprawdzić kontrahenta, co powinno dać mu pewność, że dochował neleżytej starnności i może spokojnie odliczyć VAT od otrzymanej od niego faktury. Biorąc pod uwagę, że każdy uczicwy przedsiębiorca chce po prostu wykonywać dobrze swoją pracę, dodanie mu obowiązku bycia detektywem, nie jest najlepszym rozwiązaniem.

Warto również wskazać na to, że należyta staranność wg Metodyki, głównie skierowana jest na sytuacje, które powinny wzmożyć czujność przedsiębiorcy i przy niemożności rozwiania co do nich wątpliwości, powinny się one zakończyć nie nawiązaniem relacji kupieckiej. Co to oznacza? że ciężar weryfikacji i oceny sytuacji, zgodnie z Metodyką spada tylko na przedsiębiorcę. Do tej pory było tak, że przedsiębiorca realizował swoją działaność najlepiej jak potrafił, a sprawami podatkowymi zajmowała się księgowość, lub biuro rachunkowe.

Obecnie, przeniesienie obowiązku kontroli kontrahenta i transakcji dopiero na moment wprowadzania faktury do rejestru VAT, czyli de facto do księgowości (biura rachunkowego), jest wielce ryzykowne, ponieważ wówczas jest już za późno, by zapobiec skutkom nawiązania relacji z nieuczciwym kontrahentem.

Analizując opinie uczestników konsulatcji, bardzo spodobała mi się sugestia zatrudnienia w firmie osoby, która zajmowałaby się dogłębną analizą i weryfikacją (z należytą starannością), każdego kontrahneta i każdej transakcji. Jest to rozsądne rozwiązanie, ponieważ przedsiębiorca (firma), będzie mógł wówczas realizować swoją działalność, a do księgowości będą trafiały dokumenty, bedące wynikiem zaangażowania należytej staranności. Jest to szczególnie ważne, gdy firma nie ma swojej księgowości, a korzysta z usług biura rachunkowego.

Metodyka dzieli czynności należytej starannosci dla kontrahentów nowych i tych, z którymi przedsiębiroca już współpracuje. Powyższe uwagi dotyczą kontrahentów nowych, ale jeśli się uważnie przyjrzeć zapisom w Metodyce, to w obu przypadkach, czynności są bardzo podobne. Różnica polega głównie na tym, że dla kontrahentów z którymi podatnik już współpracuje, dochodzi w kryteriach formalnych “regularne” sprawdzanie kontrahentów. I znów rozczarowanie. Podczas konsultacji podatkowych w wielu opiniach (blisko 25%) padało pytanie o częstotliwość weryfikacji kontrahentów. Dla podatników jest to ważna informacja, jak często powinni swoich znanych kontrahentów weryfikować, aby nie zarzucono im, że nie dołożyli należytej staranności. Takiej informacji w dalszym ciągu nie ma. Szkoda.

Czekamy na obiecaną bazę rachunków bankowych przypisanych do kontrahentów. Na razie można korzystać z dostępnych baz danych TUTAJ, w których można weryfikować kontrahentów wg kryteriów formalnych Metodyki, ale nie tylko.

Ja z kolei mogę poinformować o tym, że pracuję nad publikacją, która z założenia ma być czymś na  kształt dobrych praktyk, kompendium wiedzy o należytej staranności, a przede wszystkim wsparciem dla przedsiębiorców w temacie należytej staranności. Mam wielką nadzieję, że pomoże ona w podniesieniu wiedzy i kompetencji dla dochowywania należytej staranności i unikaniu (bądź minimalizowaniu) ryzyka w ich działalności gospodarczej.


Rozliczenia budżetu na koniec roku, a należyta staranność

Każdy, kto pracuje w jednostce budżetowej wie, że ewidencja operacji gospodarczych zawsze odbywa się w kontekście budżetu przypisanego do danego paragrafu. Spotykałam się z tym wieloktrotnie podczas mojej pracy. Od zawsze miałam na ten temat swoje zdanie, uważając że taka metoda zarządzania finansami jest bardzo, ale to bardzo niegospodarna. Dlaczego? ponieważ księgowy po otrzymaniu kwoty budżetu na dany rok, musi ją rozpalnować na poszczególne paragrafy i konsekwentnie korzystać z tak podzielonych pieniędzy. W praktyce wygląda to tak, że jeśli nie ma już pieniędzy na paragrafie “szkolenia”, to nawet jeśli na innych paragrafach jest dużo pieniędzy, to nie można z nich skorzystać i szkolenia nie będzie, nawet jeśli mogłoby być bardzo przydatne, a potrzeba pojawiła się nieoczekiwanie. Są co prawda procedury, które pozwalają na przeniesienie pieniędzy z jednego paragrafu na drugi, ale są one kłopotliwe i księgowe ich nie lubią uruchamiać.

Każda księgowa też wie, co to jest dyscyplina budżetowa i jakie są kary za jej nieprzestrzeganie. Ale o niegospodarności decyduje inne zjawisko: gdy przychodzi koniec roku i na paragrafie zostają jakieś pieniądze, wówczas księgowa wydaje je, aby oczyścić paragraf, ponieważ gdy zwróci te pieniądze do urzędu, wówczas w następnym roku otrzyma mniejszy budżet. Praktyka znana i stosowana. Zawsze się dziwiłam temu, dlaczego księgowa, która zaoszczędziła pieniadze i nie wydała wszystkiego, nie może dostać na przykład nagrody za to, z prawem do otrzymania takich pieniędzy na kolejny rok, jakie zgłosi zapotrzebowanie. Wóczas możnaby mówić o racjonalnym gospodarowaniu, a tak lepiej nie myśleć, jak duże pieniądze wydawane są pod koniec roku tylko po to, aby je wydać.

Dlaczego o tym piszę? ponieważ w świetle nowych przepisów takie praktyki, jeśli zostaną wyłapane, mogą się skończyć ukaraniem księgowej z artykułów kodeksu karnego. Mowa tutaj o art. 270a kk. Przepisy, które teraz obowiązują takie praktyki mogą zakwalifikować jako wprowadzenie do ewidencji pustej, nieprawdziwej faktury. Innymi słowy, jeśli księgowa na koniec roku poprosi zaprzyjaźnionego kontrahenta o wystawienie faktury na określoną kwotę, aby wyczyścić sobie paragraf i taką fakturę otrzyma, wówczas, jeśli sprawa się wyda, ukarane mogą być obie strony, a faktura może być uznana za fakturę pustą.

Analizując materiały Ministerstwa Finansów, jakie zostały przygotowane do konsultacji podatkowych na temat listy przesłanek należytej staranności oraz nadesłane opinie przez uczestników dyskusji, można znaleźć pomiędzy innymi proponowamymi czynnościami kontrolnymi i taką, która mówi o sprawdzaniu czy to, co zostało zafakturowane, zostało faktycznie zrealizowane. Mowa tutaj o tym, że w ramach należytej staranności podatnik powinien zbierać dokumenty, które udowodnią, że towar faktycznie dotarł do magazynu, a usługa faktycznie została wykonana.

Patrząc szerzej na całą sprawę, można się cieszyć, że kolejne pieniądze, które byłyby wydane bez sensu zostaną w budżecie, ale znając życie wcale może tak nie być….


Należyta staranność – dobrodziejstwo czy przekleństwo?

Początkowo zagadnieniem zajęłam się z powodów czysto zawodowych. Pojawił się taki temat, więc należało go zgłębić, aby nie stracić wątku w swoich kompetencjach. Zagłębiając się coraz bardziej w temat, zaczynałam odkrywać to, że należyta staranność, to nie tylko kwestia tego, czy podatnik może, czy nie może odliczyć podatku VAT ze swego zakupu od podatku należnego. Niewątpliwie, był to główny nurt rozważań, ale kwestia należytej staranności w dużo większym zakresie niż tylko podatek naliczony, dotyka podatników (przedsiębiorców). Podstawową rzeczą jest sam fakt, tzw. ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej. Chodzi tutaj nie tylko o ryzyko nawiązywania relacji gospodarczych z nieuczciwym podmiotem, ale również nietrafione inwestycje, niegospodarność, zatrudnianie nieodpowieniej kadry, itp.

Do tego wszystkiego doszedł obowiązek raportowania danych do kontroli do organów podatkowych za pomocą plików JPK, bezpośrednio z programów komputerowych. Wyzwań jest wiele i jeśli przedsiębiorca nie będzie dążył do uporządkowania swoich działań, wówczas mogą go spotkać kłopoty, mniejsze, większe. albo bardzo duże.

Ostatnio, na potrzeby przygotowywanego artykułu dla IBS PAN, przeprowadziłam krótką ankietę wśród księgowych, w której m.in. zapytałam o należytą staranność. Pytanie brzmiało: należyta staranność to: …. i respondent miał wskazać odpowiedź, z którą się zgadzał. Możliwości były trzy: (i) ustawowy wymóg prawa, bez uzasadnienia w praktyce, (ii) wymóg prawa, który zwalnia od odpowiedzialności prawnej w sytuacji wejścia w relacje z nieuczciwym kontrahentem oraz (iii) dobra praktyka gwarantujaca poprawnośc danych w systemie informatycznym oraz strukturach JPK.

Można było zaznaczyć więcej niż jedną odpowiedź. Udzielone odpowiedzi przedstawiam poniżej, na wykresie:

Interpretując wyniki, można mieć nadzieję, że podatnicy bez większych oporów będą wdrażali czynności związane z należytą starannością. Zresztą część z nich, już stała się nieodzownym elementem procedur ewidencji danych w systemach księgowych, chociażby weryfikacja tego, czy dostawca jest czynnym podatnikiem VAT.

Kolejną więc kwestią, którą uznałam za wartą wykonania, była analiza opinii nadesłanych do Ministertwa Finansów w odpowiedzi na ogłoszone konsultacje podatkowe nt należytej staranności. I muszę powiedzieć, że odkryłam tam kopalnie pomysłów. Uczestnicy konsultacji (było ich 69), nie tylko ustosunkowywali się do sugestii zawartych w materiałach dostarczonych przez MF, ale również przedstawiali własne pomysły i rozwiązania. Było też sporo krytycznych uwag, ale zbierając je wszystkie, można stwierdzić, że było ich mniej niż wskazuje to przedstawiony powyżej wykres. W materiałach z konsultacji podatkowych w wielu opiniach pojawiała się także słuszna sugestia tego, że w troskę o uczciwe transakcje powinny być zaangażowane wszystkie trzy strony: nabywca, sprzedawca oraz organy podatkowe, a nie tylko sam nabywca.

Owocem mojej pracy nad opiniami z konsultacji podatkowych, rozmów z podatnikami oraz przeglądu literatury związanej z tymi zagadnieniami, bedzie już niedługo moja kolejna książka, w której staram się zaproponować pewne czynności, które powinny nie tylko wesprzeć przedsiębiorcę w tym, aby do programów komputerowych trafiały dobre dane, by mógł zidentyfikować nieuczciwego kontrahenta, ale również by pomogły mu zaprojektować swoje procesy gospodarcze, które powinny uporządkować opercje gospodarcze w jego przedsiębiorstwie. Uporządkowanymi procesami łatwiej się zarządza.

Cały zbiór sugestii, pomysłów oraz rozwiązań zebrany od praktyków, już niedługo w mojej książce: JPK, należyta staranność, wymogi prawa vs dobre praktyki, w postaci propozycji dla dobrych praktyk.

Narazie prowadzę negocjacje z wydawnictwami  oraz finalizuję prace.


Pełne uruchomienie JPK już blisko

Osobiście pozytywnie oceniam cały projekt wdrożenia JPK, ale wiem, że nie każdy ma takie odczucia. Moja ocena bierze się z tego, iż z racji charakteru mojej pracy, miałam okazję spotkać dziesiątki (a może już setki) księgowych oraz widzieć tyleż samo ewidencji księgowych. Wiele księgowych i ich ksiąg rachunkowych, wprawiało mnie w podziw swoim uporządkowaniem oraz kompetencjami, ale niestety widziałam także takie, które wołały o pomstę do nieba. Do tej pory nie było praktycznie szansy na wyeliminowanie tych beznadziejnych księgowych i ich beznadziejnej pracy z rynku. Pół biedy gdy pracowali(ły) oni na swój rachunek i w razie kontroli tylko ich dotykały konsekwencje błędów, nieprawidłowości i bałaganu. Gorzej, gdy było to na przykład beznadziejne biuro rachunkowe, które ściągało do siebie klientów bardzo niskimi cenami. W takiej sytuacji skutki ich beznadziei ponoslili przedsiębiorcy. Niesiety często bywało tak, że udawało się takim biurom rachunkowym, księgowym, funkcjonować na rynku długo, generując dokumantację taką, iż w wypadku próby poprawienia jej, było to praktycznie niemożliwe. Każda osoba z branży, doskonale wie, o czym tutaj piszę.

Dzięki wymianie elektronicznej danych z organami skarbowymi w formie Jednolitych Plików Kontorlnych, takie beznadziejne biura rachunkowe czy księgowe, znikną bezpoworotnie z rynku usług księgowych. Ten mechanizm lepiej zadziała, niż niejeden egzamin czy certyfikat dopuszczający do zawodu. Tego jestem w 100% pewna. Dlatego w mojej ocenie, JPK to bardzo dobre rozwiązanie. Dobre rozwiązanie, nie tylko z punktu widzenia polepszenia jakości rozliczeń podatków, ale również usprawnienia przekazywania danych pomiędzy różnymi podmiotami. Pisałam o tym w kilku moich poprzednich artykułach, m.in. przedstawiając Przeglądarkę JPK_KR (Magazyn Danych Księgowych MDK).

Lecz bez względu na to, czy JPK nam sie podoba czy nie, pierwszego lipca rozpocznie się nowa era dla księgowych. Dla wszystkich podatników VAT obowiązkowo, ponieważ oni poprzez obowiązujące przepisy ustawy VAT, już wpadli w obowiązek prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu komputera. Dla pozostałych podatników, którzy prowadzą swoje księgi podatkowe w komputerze  (art. 193a OP), również obowiązkowe, a dla reszty jeszcze nie, choć można się spodziewać, że wcześniej czy później także zostaną oni objęci tym obowiązkiem.

A na czym polega ta nowa era dla księgowych? na tym, że raportowanie o operacjach gospodarczych będzie się odbywało bezpośrednio z programów komputerowych, a co z tego wynika, księgowy bedzie musiał dołożyć należytej staranności, aby do programów komputerowych trafały tylko dane poprawne i uporządkwoane. Tak, jak napisałam na wstępie: kompetencje teraz będą w cenie. Dobry księgowy poradzi sobie z tym bez większego problemu. Początkowo, dane pobrane z systemów komputerowych będą porównywane z odpowiednimi deklaracjami czy sprawozdaniami, by docelowo stać się jedynym źródłem identyfikacji zobowiązań podatkowych.

I na koniec taka rada: jeśli podatnik na dzień dzisiejszy, ocenia swoje przygotowanie do raportowania za pośrednictwem JPK słabo i poważnie obawia się, że może nie zdążyć do 1 lipca z wdrożeniem JPK, wóczas może skorzystać z art. 48 Ordynacji Podatkowej, prosząc organ podatkowy o odroczenie terminu. Oczywiście, powód jaki poda, nie może być błahy. Ponadto, powienien podać datę, do której uważa, że przygotuje swoją firmę do raportowania JPK. I ważna rzecz, aby pismo do fiskusa wysłać przed terminem, który chcemy odroczyć, a więc najpóźniej do 30 czerwca 2018 roku.


MARZEC

Warto budżetować

Projektowanie budżetu dla działalności gospodarczej ma wiele zalet, z kórych pochopnie nie powinno się rezygnować. Dzięki budżetowaniu, firma przede wszystkim kontroluje swoje finanse. Ponadto, motywuje do rozważnych działań i analizowania kosztów jeszcze przed ich poniesieniem. Budżetowanie koordynuje działania, pozwala w sposób przemyślany realizować cel, jakim jest osiągnięcie konkretnego zysku.

Walory budżetowania można docenić również w domowych finansach. Bez prawidłowego zarządzania finansami, jest duża szansa na to,że utoniemy w długach. Najporościej można przedstawić budżetowanie, jako wcześniejsze okreslenie kwot, jakie wpłyną oraz tych, które mogą być wydne.  Gdyby mowa była o budżecie domowym, wóczas mozna go zaprojektować tak, jak to przedstawia poniższa tabela:

Prosty budżet domowy

Jeśli osoba, która taki budżet co miesiąc sobie przygotuje będzie go przestrzegała, wóczas będzie mogła spokojnie żyć, bez ryzyka długów, ponadto co miesiąc będzie odkładała 500zł na oszczędności. Na czym polega przestrzeganie budżetu? na pilnowaniu, aby nie przekroczyć dziennej kwoty do wydania, która w naszym przykładzie została ustalona na poziomie 107,67 zł. A co, jeśli zdarzy się w jakimś dniu wydać na przykład 200,00 zł? Wówczas, aby nie mieć kłopotów finansowych, bądź by nie zabierać sobie szansy na systematyczne oszczędzanie, trzeba w innym dniu w danym miesiącu, wydać mniej, tak aby wydatki całego miesiąca nie przekroczyły kwoty 3230,00 zł.

Każdy rozsądnie myślący człowiek zgodzi się z tym, że to ma sens. Więc warto wdrożyć właśnie takie zarządzanie wydatkami we własnej firmie. Tylko w firmie trochę trudniej jest określić [Finanse Plus]. Tutaj już trzeba wesprzeć się danymi z poprzedeniego roku, przeanalizować swoje szanse na realizację sprzedaży na określonym poziomie. Dla wpływów lepiej jest niedoszacować niż przeszacować. Łałwiej jest zagospodarować nadwyżkę przychodu, niż szukać dodatkowych pieniędzy na pokrycie kosztów. Inaczej jest z [Finansmi Minus], tutaj lepiej przeszacować.

W firmie ponadto budżetowanie odbywa się na bardziej sczegółowym poziomie. Oznacza to, że nie jest określana kwota wydatków dziennych, ale określane są kwoty rodzajów kosztów. Czyli wskazujemy, że na opłaty stałe, typu czynsz, miesięczne serwisy i inne opłaty zdefiniwoane przeznaczamy określone kwoty, a następnie w zależności od potrzeb i sytuacji projektujemy budżet kosztów na wynagrodzenia, na paliwo, na materiały bieżące, itp.

Zaprojektowanie budżetu to dopiero początek. Dalsza praca to realizacja i monitoring. Co to oznacza? że w tabeli, w kórej są określone kwoty, jakie mogą być wydane na konkretne cele, powinna również znaleźć się kolumna [Wykonanie]. Innymi słowy, kontrola przestrzegania budżetu, polega na nieustannym pilnowaniu, aby nie przekroczyć założonych kwot (dla kosztów) oraz by starać się osiągać założone wartości przychodów.

Wiadomo, plany planami, a życie czasami pisze trochę inne scenariusze niż założyliśmy, więc podczas monitoringu realizacji budżetu, ważne jest również zarządzanie odchyleniami. Dzięki temu, że firma sporządziła budżet, jest w stanie w każdej chwili powiedzieć, czy jest na dobrej drodze do spokojnej realizacji swojej działalności. Ponadto, jeśli firma zatrudnia więcej osób i więcej osób jest zainteresowanych prawidłowym zarządzaniem finansami, wówczas każdy upoważniony pracownik, może w dowolnym momencie zajrzeć do tabeli budżetu, bez konieczności pytania o stan finansów firmy, pracowników, którzy nimi sie zajmują (księgowych).

Zarządzanie firmą nie powinno się odbywać na zasadzie tzw. “gaszenia pożarów”, czyli ratowania złych sytuacji, gdy już się zadziały. Zarządzanie firmą to przewidywanie i wcześniejsze układanie planów działań tak, aby praca odbywała się płynnie i by w jak największym stopniu skutki tych działań były przewidywalnie. Wprowadzenie budżetowania w przedsiębiorstwie sprzyja takiemu właśnie zarządzaniu.

Mniejsze firmy (z sektora MŚP) często niedoceniają budżetowania, mylnie zakładając, że jest to działanie dla dużych przedsiębiorstw. Ponadto, oprogramowanie z którego korzystają firmy MŚP, z reguły nie posiadają funkcjonalności budżetowania. Ale teraz, dzięki temu że niemalże z każdego oprogramowania finansowo księgowego, można wygenerować strukturę JPK_KR, to każde przedsiębiorstwo może wdrożyć u siebie budżetowanie, poprzez wykorzystanie arkusza Excela oraz struktury JPK_KR.

W poprzednim moim artykule (poniżej), preznetowałam, jak można w prosty sposób zacząć budżetować, nie wydając wielkich pieniędzy na wymyślne oprogramowanie, a przy okazji zwiększając swoją wiedzę i kompetencje z zakresu obsługi arkusza kalkulacyjnego. Zachęcam do zapozniania się z tym materiałem oraz do kontaktu.

Budżetowanie z pomocą struktury #JPK_KR

Odkrywam coraz to nowe możliwości struktury JPK_KR i wręcz zachwycam się możliwościami jakie ona daje. Ostatnio przedstawiłam narzędzie, jakie zaprojektowałam, z pomoca którego, można przeglądać dane w tej strukturze, ale nie tylko przeglądać. Dzięki niemu, można także projektować dowolne widoki zestawienia obrotów i sald, a także inne sprawozdania. Odsyłam do moich poprzednich artykułów.

W tym artykule pragnę przedstawić kolejne narzędzie, jakie zaprojektowałam w oparciu o dane w strukturze JPK_KR. Narzędzie to służy do budżetowania i może być wykorzystane wszędzie tam, gdzie system finansowo-księgowy takiej funkcjonalności nie posiada (rys. 1).

rys. 1. strona tytułowa JPK_KR-Budżetowanie

JPK_KR-Budżetowanie, można skofigurować w dowolny sposób, dla dowolnej firmy. Przygotowanie go do użycia, polega na tym, iż wczytujemy sturkturę JPK_KR z grudnia roku poprzedzajaceo rok, który ma być budżetowany. Te dane są przekazywane do arkuszy parametry i config (rys. 2 i 3), gdzie pobierany jest plan kont i Użytkownik następnie może  wskazać na jakich kontach będzie budżetował.

rys. 2. zakładka config
rys. 3. zakładka parametry

Kolejnym krokiem, jest wprowadzenie kwot budżetu do komórek poszczególnych miesięcy. Tę czynność należy wykonać ręcznie (rys. 4).

rys. 4. Budżetowanie na wybranych kontach

Po wprowadzeniu tych wartości na wybranych kontach, skoroszyt Excela jest gotowy do pracy.

Teraz wystarczy co miesiąc wczytywać dane o wykonaniu ze struktur JPK_KR za poszczególne miesiące. W tabeli Budżet-Wykonanie (rys. 5), można analizować dane w wybranych miesiącach.

rys. 5. Budżet-wykonanie, analiza danych

Tabela Budżet vs Wykonanie, przedstawiona na rys. 5, pozwala nie tylko przeglądać dane w poszczególnych miesiącach, ale również dane sumaryczne na konkretny moment. Graficzna prezentacja danych znajduje się na zakładce Wykresy (rys. 6).

rys. 6. Graficzna prezentacja globalnego wykonania na dany moment

Gdy chcemy przygotować narzędzie do budżetowania na następny rok, wóczas wystarczy wczytać dane z grudnia do arkusza Dane, by tabela Budżet-Wykonanie (razem z wykresem) została wyczyszczona z danych o wykonaniu, za rok poprzedni. Kwoty budżetowania pozostają. Można je zaakceptować na kolejny rok, lub zmienić.

Narzędzie JPK_KR-Budżetowanie, jest zaprojektowane w Excelu, wobec czego można dodawać do niego inne analizy i wykresy. Ponadto wszystkie formuły są odkryte, co pozwala na ich modyfikowanie.

Z racji tego, że narzędzie jest nowe, w wersji Beta, więc cena jego jest symboliczna. (35,00 netto). Zainteresowanych zapraszam do kontaktu.

 Prezentacja JPK_KR-Budżetowanie

https://youtu.be/k4ftF2WQGCk

LUTY

Co można zrobić ze strukturą JPK_KR?

Już wszyscy podatnicy VAT mają za sobą pierwsze wysyłki pliku JPK_VAT. Tych co sądzą, że już temat z JPKami mają opanowany, pragnę poinformować, że JPK_VAT, to najłatwiejsza, najmniejsza i najprościej uzgadniana struktura JPK. Zresztą same księgowe przyznają, że przygotowując wysyłkę JPK_VAT, własciwie nie robią niczego więcej, niż to, co robiły podczas przygotowywania deklaracji VAT. Cykliczoność tego obowiązku, jest również elementem sprzyjającym uporządkowaniu działań związanych z tym tematem.

Przed nami przygotowanie systemów księgowych do wysyłki kolejnych struktur JPK. Mogłabym nie jeden, ale cały cykl artykułów napisać na temat tego jak przedsiębiorcy podchodzą do tego zagadnienia, ale ten tekst poświęcę jednej strukturze, a mianowicie JPK_KR (księgi rachunkowe).

Każdy księgowy wie, że księgi rachunkowe to:

  1. zestawienie obrótów i sald,
  2. dziennik
  3. zapisy na kontach

i zgodnie z tą definicją, w strukturze JPK_KR, znajdziemy te zestawienia. Wiemy też, że ta struktura będzie przekazywana do organów podatkowych na żądanie, a to oznacza, że podatnik powinien praktycznie być przygotowany tak, aby w każdym momencie móc przekazać dane do kontroli fiskusowi. Można się spodziewać, że dane o które będziemy proszeni, mogą obejmować rok, dwa lata, a może nawet więcej. Nie będzie czasu na sprawdzanie czy wszystko jest poprawnie zaksięgowane w księgach, gdy trzeba będzie w ciągu jednego dnia (a może nawet krócej), przekazać dane w strukturze JPK_KR do US.

Nasuwa się więc myśl, że wskazane byłoby systematyczne kontrolowanie swoich danych w strukturze JPK_KR, a następnie każdy uzgodniony i sprawdzony plik, dobrze byłoby zachowć na dysku w formie archwium danych.

Jak można sprawdzać dane znajdujące się w strukturze JPK_KR? Bardzo dobrze nadaje się do tego arkusz kalkulacyjny, a zwłaszcza Excel. Możliwe jest w miarę proste otwieranie plików JPK za pomocą Excela, ale nie wszystkie dane można w prosty sposób sprawdzić. Dlatego przygotowałam specjalny arkusz, którego nazwałam Magazyn Danych Księgowych. Jakie funkcjonalności posiada MDK?

  • możliwość czytelnej i uporządkowanej prezentacji danych,
  • mozliwość pobierania poszczególnych danych za pomocą tworzenia tabel przestawnych,
  • możliwość zasilania danymi dowolnych raportów

Wykorzystując te możliwości, wdrożyłam już w kliku przedsiębiorstwach to narzędzie, które księgowym wyraźnie przypadło do gustu. Dzięki niemu, mogą sprawdzać w prosty sposób swoje dane z systemów księgowych eksportowane do JPK_KR. Mogą projektować zestawienie obrotów i sald w dowolnej formie, a ponadto tworzyć swoiste archiwa danych, które mogą być szybko i łatwo przeglądane.

Tak opracowane dane, mogą też służyć audytorom, biegłym, czy innym kontrolom wewnętrznym (niekoniecznie tylko podatkowym). Każdy uzgodniony plik JPK_KR, można zachować w odpowiednio oznaczonym miejscu na dysku, aby gdy przyjdzie żądanie od fiskusa, bezstersowo mu je przekazać.

Poniżej krótka preznetacja możliwości MDK.

Magazyn Danych Księgowych

można nabyć poprzez poniższe zamówienie w cenie 50,00 zł netto

Zamówienie

do pobrania: Instrukcja obsługi MDK_JPK_KR


STYCZEŃ

JPK i co dalej?

Od samego początku wdrożenia elektronicznej wymiany danych podatników z organami skarbowymi za pośrednictwem JPK, śledzę temat i staram się na bieżąco zgłębiać wiedzę dotyczącą tego zagadnienia.

Poszukuję wszelkich informacji związanych z Jednolitym Plikiem Kontrolnym, nie tylko w Polsce, ale też na świecie. JPK, a na świecie SAF-T (Standard Audit File for TAX), to duży i bardzo ciekawy temat, który diametralnie zmienia formę kontaktów przedsiębiorców z fiskusem.

Prowadzę szkolenia, dyskutuję na spotkaniach eksperckich, wspieram przedsiębiorców w przygotowaniu ich systemów oraz ewidencji księgowych do raportowania za pomocą struktur JPK, publikuję i poszukuję sposobów na to, by móc pomagać przedsiębiorcom w zmierzeniu się z tym wyzwaniem.

Rozumiem rozterki podatników, rozumiem ich zagubienie, a czasami złość, gdy muszą angażować czas, pieniądze by sprostać tym wszystkim wymaganiom, jakie stawia przed nimi fiskus, ale z drugiej strony widzę nieprawdopodobną wręcz skalę nadużyć i zwykłych oszustw, które są wykrywane dzięki raportowaniu JPK. Zdziwienie moje budzi fakt, że oszukują nie tylko mafie, czy grupy przestępcze, ale też małe i mikro firmy. Mogłabym tutaj mnożyć przykłady nadużyć, które są obecnie wyłapywane migiem przez urząd. Ale nie tylko nadużycia są przedmiotem działań i uwag skarbówki, można tu wymienić też pomyłki, niewiedzę księgowych, czy też zwykła naiwność, że nikt nie zauważy, jak jakiś dokument zostanie wrzucony w inny okres, niż powinien.

Widać wyraźnie, że poprzez wdrożenie JPK, kontrola skarbowa zmienia się de facto w monitoring. Zupełnie zmienia się sposób przygotowania danych do kontorli. Przed JPK, można było dane dowolnie obrabiać, by później przesłać w formie deklaracji, sprawozdania, czy raportu. Dzisiaj podatnik będzie musiał te dane wysyłać bezpośrednio z programu. I to dane nie za trzy miesiące, czy pół roku, ale rok, dwa lata, czy nawet dłuższy okres. To nie jest straszenie, tylko ocena realnych warunków, gdy kontrolerem jest komputer, a nie człowiek.

Jednolity plik Kontrolny, to nie jest tylko JPK_VAT. To jest siedem struktur, które swoją zawartością obejmują dane całego przedsiębiorstwa. Ostatnio podczas jednej z rozmów w grupie na FB, usłyszałam, że do JPK wystarczy dobry program i po co księgowy? Opadły mi ręce. Otóż nie, nie wystarczy dobry program. Fakt, dobry program, może być nieocenionym wsparciem, ale nic nie zastąpi kompetencji księgowego. Program, jaki by nie był, ma poprostu przycisk, po wciśnięciu którego tworzone są odpowiednie struktury JPK, z danymi pobranymi z programu. Ale UWAGA, jesli dane są niepoprawne, jesli dane są niezgdone z przepisami, czy posiadają inne wady, to takie właśnie dane program wrzuci do struktur JPK.

Program komputerowy to zwykły mechanizm, bezduszny i bezmyślny, który na pewno nie zadba o poprawnośc merytoryczną danych. Tutaj jest potrzebny księgowy. I to kompetentny księgowy.

Jeśli ktoś uważa inaczej, to jest jego sprawa. Każdy ma prawo mieć swoją opinię, ale na pewno inne zdanie nie upoważnia do hejtu i niegrzecznych uwag, z jakimi spotkałam się na pewnym forum. To nie ja wymśliłam pliki JPK, nie ja wymyśliłam należytą staranność, nie ja wymyśliłam solidarną odpowiedzialność. Ja tylko próbuję pomóc..

I o takiej pomocy chcę teraz opowiedzieć. Wiadomo, czym są pliki JPK, czyli format xml w jakim są tworzone struktury JPK. Ciężko się je czyta, a już na pewno bardzo cięzko sprawdza i uzgadnia. Bo to, że każdy rozsądny księgowy (przedsiębiorca) powinien sprawdzić, co wysyła do urzędu, to nie ulega wątpliwości. W zeszłym tygodniu w ramach pomocy w przygotowaniu firmy do raportowania JPK, przygotowałam skoroszyt Excela dla dużej firmy, za pomocą którego księgowy może w prosty sposób sprawdzić, jakie dane zostały wyeksportowane do struktry JPK_KR i uzgodnić je z tymi, które są w systemie księgowym. Skoroszt został zaprojektowany w opraciu o szablon, o którym ostatnio pisałam, ale został poszerzony o funkcjonalności na potrzeby tej konkretnej firmy. Księgowa dosłownie dwoma kliknięciami otrzymuje czytelny arkusz, w którym ma rachunek zysków i strat, bilans, dane do CIT-8, ale również zestawienie obrotów i sald w formie, jakiej potrzebowała. Poniżej rysunki obrotówki „surowej” w oparciu o JPK_KR oraz obrotówki generowanej za pomocą makra, do postaci oczekiwanej przez księgową. Ta druga obrotówka również pobiera dane ze struktury JPK_KR, ale układa je w inny sposób.

“surowa” obrotówka jako tabela przesatwna
Forma obrótówki generowanej ze źródła JPK_KR według zapotrzebowania firmy

Zwracam uwagę, na konta 200-1 i 200-2, gdzie na “surowej” obrotówce wartości są prezentowane poprzez konta najniższej analityki (kontrahentów). Księgowa poprosiła, aby jej obrótwka prezntowała dane na konkretnych kontach analitycznych, tutaj na pierwszym poziomie oczywiście sumując wartości oraz z opisami kont, jakie ona wskazała.

Mam nadzieję, że za pomocą tego skoroszytu, będzie możliwe uzgodnienie danych z danymi w systemie księgowym, z zaliczkami podatku wysłanymi do urzędu, czy z przekazaną odrębną struturą (JPK_VAT) informacji o zobowiązaniu podatku VAT. Bo dane we wszystkich strukturach muszą się też uzgadniać. A jeszcze są struktury JPK_FA, JPK_MAG, czy JPK_WB.

Mam nadzieję, że podatnicy zamiast się kłócić, podejdą do tematu poważnie tak, aby znaleźć odpowiednie dla siebie narzędzia i rozwiązania, by za chwilę nie gasić przysłowiowych pożarów i w panice nie łatać danych, których nijak nie będą w stanie uzgonić.

Służę wsparciem.


Odczarować JPK

W tym wielkim przedsięwzięciu, jakim jest wdrożenie obowiązku przesyłania danych do fiskusa za pośrednictwem plików JPK, cały czas staram się przedstawić pozytywną stronę tego rozwiązania. Od stycznia 2018 roku, wszyscy podatnicy VAT są zobowiązani do przekazywania informacji do US, związanych z podatkiem VAT, za pośrednictwem struktury JPK_VAT. Obecnie jest to już jej trzecia wersja. Tak, jak to już wiele razy mówiłam i pisałam, jest to najprostsza struktura, łatwa do weryfikacji. Musi się ona uzgadniać z deklaracją VAT-7 i stąd wynika łatwość jej sprawdzenia.

W kontekście należytej staranności, można dodatkowo wykorzystać JPK_VAT do wymiany danych pomiędzy kontrahentami i tę możliwość przedstawię w książce omawiającej zagadnienia związane z  należytą starannością, jaką obecnie przygotowuję i mam nadzieję do końca lutego ją opublikować.

Jednak warto spojrzeć przychylnie na strukturę JPK_KR, która ma w sobie olbrzymi potencjał, który może być wykorzystany w księgowości do raportowania i analiz. Niedawno tutaj przedstawiłam skoroszyt Excela, za pomocą którego można przeglądać zawartość tej struktury, a także magazynować dane księgowe z różnych programów komputerowych. Dla biur rachunkowych, naprawdę duże wsparcie, o czym się przekonałam po zainteresowaniu oferowanym przeze mnie, skoroszytem Excela (Magazyn Danych Księgowych).

I tak jak obiecałam, skoroszyt poszerzyłam o funkcjonalność generowania danych do zaliczki na podatek dochodowy. Ci wszyscy, którzy już nabyli MDK, otrzymają nową, poszerzoną wersję bezpłatnie. Dla pozostałych zainteresowanych, cena się nie zmienia i dalej wynosi tylko 20,00 zł netto plus VAT.

Postawiłam sobie za cel, aby wycisnąć ze struktur JPK, wszystko co tylko się da. Przedstawić je w pozytywnym świetle tak, aby księgowi upatrywali w nich możliwości „wyrzucania” danych z programów księgowych w standardowym formacie xml, czyniąc w ten sposób struktury JPK, doskonałymi źródłami, wspierającymi analizy i raportowanie finansowo – podatkowe.

Jednak trzeba podkreślić, że aby struktura JPK_KR była użytecznym narzędziem, to konieczne jest odpowiednie zaprojektowanie planu kont. Zresztą, logiczny i starannie zaprojektowany plan kont, jest zalecany również z tego powodu, że jest on raportowany do US razem z danymi w JPK_KR. Niemniej jednak, jeśli plan kont ma jakąś logikę, którą można wykorzystać w raportach, wówczas można uzyskać naprawdę efektowane i ciekawe analizy, zestawienia i raporty.

W rozwiązaniu jakie proponuję, plan kont został zmodyfikowany w dwóch obszarach:

  • Nazewnictwie wynikowych kont księgowych
  • Wyodrębnieniu kont NKUP dla wszystkich kosztów

Na dodatkowej zakładce w skoroszycie, w oparciu o specjalnie zaprojektowany plan kont oraz odpowiednie formuły, można precyzyjnie wyliczyć zaliczkę na podatek dochodowy. Oczywiście można w tym miejscu prezentować każdą inną informację, która jest istotna z punktu widzenia zobowiązań podatkowych.

Dzięki tym zmianom plik w Excelu (Magazyn Danych Księgowych), po wstępnej konfiguracji i zasileniu bieżącymi danym ze struktury JPK_KR, automatycznie wylicza zaliczkę na podatek dochodowy, prezentuje w czytelny sposób dane oraz pozwala wygenerować bilans i rachunek wyników.

Intencją tego rozwiąznia (MDK) jest przede wszytkim POMYSŁ. Dla osób, które dobrze znają Excela, powinien być inspiracją do własnych rozwiązań.

Natomiast ci, którzy troszkę mniej znają Excela, mogą zamówić dla siebie rozwiązanie dedykowane specjalnie na ich potrzeby.

Zarządzanie danymi JPK