Excel – Power Query – JPK_KR

Rok się kończy, a oprócz jednego artykułu nic więcej nie pojawiło się w roku 2022. No cóż, czasami tak bywa. Dużo pracy, dużo zdarzeń i efekt taki, jak widać. Aby nie było tak całkiem pusto w tym roku 2022, dodaję artykuł dzisiaj, pod sam koniec roku.

Od kilku lat staram się opowiadać księgowym (i nie tylko) o tym, jak można wykorzystywać pliki JPK w bieżącej pracy. Dla tych, którzy nie wiedzą co to są pliki JPK krótkie wyjaśnienie.

Od 2016 roku w Polsce wdrażane jest elektroniczne raportowanie danych do urzędów. Obszary objęte tą formą raportowania, to przede wszystkim podatek VAT, ale także sprawozdania finansowe dla podmiotów podlegających Ustawie o Rachunkowości. Przekazywanie danych do urzędów w formie elektronicznej, polega na generowaniu z programów komputerowych plików w formacie XML, które zawierają ustandaryzowane dane z określonego obszaru. Raportowanie dotyczące podatku VAT, początkowo odbywało się za pośrednictwem pliku JPK_VAT, który uzupełniał dane z deklaracji VAT-7. W pliku JPK_VAT podane były dane faktur, które składały się na sumaryczne dane wartościowe w deklaracji VAT-7. Obecnie, podatnicy VAT nie składają już deklaracji VAT i JPK_VAT osobno, a tylko jeden plik JPK_V7M (miesięcznie) lub JPK_V7K (kwartalnie). Z tym, że część ewidencyjna tych plików jest wysyłana miesięcznie, bez względu na to, czy podatnik rozlicza się miesięcznie, czy kwartalnie.

Od 2018 roku przedsiębiorcy, którzy prowadzą pełne księgi i podlegają Ustawie o Rachunkowości, zostali zobowiązani do przekazywania swoich sprawozdań finansowych, także w formie ustrukturyzowanych plików XML. Oznacza to, że kontrola oraz składowanie dokumentów po stronie urzędów jest dziś znacznie łatwiejsza. Ponadto, obecnie nie jest już możliwe prowadzenie księgowości ręcznie, ponieważ zarówno przygotowanie plików JPK dla raportowania VAT, jak składania sprawozdań finansowych, może być wykonane tylko i wyłącznie z programów komputerowych za pomocą specjalnie do tego przygotowanych funkcjonalności.

Oprócz wyżej opisanych elektronicznych danych przekazywanych cyklicznie do urzędów, podatnicy są zobligowani do przekazywania na żądanie dodatkowo plików:

• JPK_KR – pełna księgowość,
• JPK_PKPIR – podatkowa księga przychodów i rozchodów,
• JPK_EWP – ewidencja przychodów,
• JPK_MAG – dane magazynowe,
• JPK_FA – dane faktur sprzedaży.

Od 1 stycznia 2025 roku pliki te, mają być przekazywane cyklicznie.

Powyżej opisane dane elektroniczne postrzegane są przez przedsiębiorców głownie jako element kontroli. Jednak warto spojrzeć na pliki JPK inaczej. Ustrukturyzowane dane elektroniczne są cennym źródłem danych, które można wykorzystać do zasilania różnych raportów. Przedsiębiorcy, których nie jest stać na profesjonalne narzędzia typu business intelligence, śmiało mogą wykorzystać dane z plików JPK do projektowania zestawień, raportów, czy różnorodnych analiz finansowych.

W tym temacie przygotowałam wiele publikacji, m.in:

• JPK_KR z Excelem,
• RZiS w podziale na miesiące zasilany JPK_KR,
• Obliczanie zaliczki na podatek dochodowy,
• Raportowanie JPK_KR – podstawy,
• Rachunek Przepływów Pieniężnych generowany z JPK_KR,
• Excel tylko dla księgowych.

Coraz większa grupa księgowych korzysta z plików JPK, jako źródła danych dla raportów. M.in. raport przepływów pieniężnych cieszy się największym zainteresowaniem. Otrzymuję wiele wiadomości z pytaniami dotyczącymi tego raportu. W trakcie tych rozmów wynikła ciekawa kwestia dotycząca ilości danych w plikach JPK. Wiadomym jest, że niektóre przedsiębiorstwa mogą mieć od kilkunastu, do kilkuset zapisów miesięcznie, a inne do kilkudziesięciu tysięcy. Ta ilość danych bezpośrednio ma przełożenie na wielkość plików JPK. I tak na przykład niektóre pliki JPK_KR wygenerowane za cały rok, mogą mieć klika, kilkanaście megabajtów, a inne kilkaset i więcej. Wielkość plików JPK może nawet dochodzić do kliku gigabajtów.

I właśnie ta wielkość plików stała się podstawową przeszkodą w generowaniu raportów zasilanych danymi z JPK. Koniecznym stało się znalezienie sposobu, aby móc dalej korzystać z danych w plikach JPK, nawet gdy ich rozmiar sięgał gigabajtów. Tutaj z pomocą przychodzi Power Query, funkcjonalność Excela, która pozwala przerabiać dane, trzymać je poza skoroszytem, a jednocześnie w dalszym ciągu dostarczać dobrych źródeł dla projektowanych raportów. I tak powstał kolejny raport z wykorzystaniem Power Query, raport przepływów pieniężnych. Pierwsze zastosowanie PQ zostało opisane już wcześniej publikacji Power Query i JPK.

Połączenie JPK z Excelem za pomocą funkcjonalności Power Query okazało się wyjątkowo dobrym narzędziem dla tworzenia raportów. Samo opracowanie danych z pliku JPK, aby były zrozumiane przez PQ jest dziecinnie proste. Dołączenie tych danych do dowolnego raportu za pomocą kokpitu, daje dużą elastyczność raportu tak, aby można go było na bieżąco aktualizować i rozwijać. Omówienie tego, jak przygotować raport przepływów pieniężnych z pomocą Power Query już niedługo.

Excel w nauczaniu rachunkowości

Pierwszy artykuł w roku 2022. Ostatni czas podporządkowałam Polskiemu Ładowi oraz kończeniu pracy nad moją najnowszą publikacją wydaną przez wydawnictwo C.H.Beck. Pierwsze miesiące tego roku, to był okres wielkiego zaangażowania w wiele tematów i braku czasu praktycznie na wszystko. Powoli przychodzi troszkę spokojniejszy czas, chociaż w pracy zawodowej – wciąż szybkie tempo.

W tym artykule chciałbym przedstawić moją najnowszą książkę wydaną w lutym 2022 przez wydawnictwo C.H.Beck: Excel w nauczaniu rachunkowości.

Inspiracji do napisania tej książki miałam wiele. Jedną z nich było to, że XXI wiek, to nie jest czas, na nauczanie przyszłych księgowych za pomocą długopisu, kartki i kalkulatora. Globalna informatyzacja księgowości, jaką wprowadza ustawodawca, tym bardziej wymusza zmianę metod nauczania księgowych. Kolejną inspiracją było zachęcenie do włączenia na stałe Excela jako narzędzia do nauczania rachunkowości. Excel, jako uniwersalne narzędzie, wykorzystywane na całym świecie przez finansistów, jest na pewno warte zaangażowania w procesie dydaktycznym szkolącym przyszłych księgowych.

W książce Excel w nauczaniu rachunkowości proponuję narzędzie zaprojektowane w arkuszu kalkulacyjnym, które swoją funkcjonalnością ma przypominać sposób rejestracji operacji gospodarczych w programach księgowych. Zapraszam do zapoznania się z Asystentem Nauki Dekretacji (AND).

Prezentacja narzędzia AND: https://www.youtube.com/watch?v=ydgAdD76-Yw